ekosystem
Biuletyn Informacji Publicznej

Odpowiedzi nr 1-29 na pytania do SIWZ

Ekosystem Sp. z o.o., zgodnie z art. 38 ust. 2 i 4 ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. Nr 907 ze zm.) w związku z zapytaniami wyjaśnia:

Pytanie nr 1:

Zamawiający wskazuje w § 1 ust. 3 Projektu umowy, że „większość spraw prowadzi w trybie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego oraz Ordynacji podatkowej, w związku z czym doręczenia przesyłek rejestrowanych powinny być realizowane zgodnie z wymienionymi przepisami.”

Czy Zamawiający w ramach realizacji przedmiotu zamówienia przewiduje nadawanie również przesyłek wymagających zastosowania przepisu art. 57 § 5 pkt. 2 KPA, art. 12 § 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej lub ew. innych analogicznych przepisów, np. art. 165 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego (w brzmieniu przewidzianym nowelizacjami dokonanymi przez nowe Prawo pocztowe)?

Art. 165 § 2 KPC

Oddanie pisma procesowego w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe lub w placówce pocztowej operatora świadczącego pocztowe usługi powszechne w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej jest równoznaczne z wniesieniem go do sądu.

Art. 57 § 5 pkt. 2 KPA:

Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało:

2) nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego,

Art. 12 § 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej:

Art. 12 § 6 Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało:

2) nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego albo złożone w polskim urzędzie konsularnym;

Wykonawca zwraca uwagę, iż w jego ocenie wymóg nadania pisma do organów administracji publicznej wyłącznie za pośrednictwem operatora wyznaczonego w celu zachowania terminu do jego wniesienia stanowi nieuzasadnione w świetle art. 31 ust. 3 Konstytucji RP naruszenie zasad równości (art. 32 ust. 1 Konstytucji RP) i wolności działalności gospodarczej (art. 20 i 22 Konstytucji RP), a także zasady demokratycznego państwa prawa (art. 2 Konstytucji) ze względu na nadmierną i bezzasadną ingerencję państwa w sferę wolności gospodarczej. Należy bowiem zauważyć, że przepisy Prawa pocztowego zezwalają na wykonywanie działalności pocztowej nie tylko przez operatora wyznaczonego, a więc operatora obowiązanego do świadczenia powszechnych usług pocztowych (art. 3 pkt. 13 – nowe PP), ale również przez innych operatorów. Ustawodawca natomiast, pomimo tego że uprawnia organy procesowe do doręczania pism nie tylko za pośrednictwem operatora wyznaczonego, jakim jest Poczta Polska S.A., ale również za pośrednictwem innych uprawnionych podmiotów zajmujących się doręczaniem korespondencji, pominął operatorów innych niż Poczta Polska S.A. w przepisach regulujących nadawanie pism procesowych do sądów i organów administracji. Taka „niesymetryczność” regulacji jest trudna do wytłumaczenia, zważywszy, że nie do przyjęcia byłoby założenie, iż ustawodawca nie ma zaufania do potwierdzeń nadania przesyłki wystawionych przez takich operatorów, skoro wykazuje takie zaufanie, jeśli chodzi o doręczanie przesyłek nadanych przez organy procesowe.

W ocenie Wykonawcy art. 57 § 5 pkt. 2 KPA oraz art. 12 § 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej są zatem niezgodne z Konstytucją RP i nie powinny być stosowane.

Warto bowiem zauważyć, że organy procesowe czy organy administracji mogą przy doręczaniu przesyłek do stron korzystać z usług innych operatorów pocztowych.

Art. 144 Ordynacji Podatkowej

Organ podatkowy doręcza pisma za pokwitowaniem przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe , swoich pracowników lub przez osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów. W przypadku gdy organem podatkowym jest wójt, burmistrz (prezydent miasta), pisma może doręczać sołtys za pokwitowaniem.

Art. 39 KPA

Organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.

W świetle powyższego domniemanie zachowania terminu wynikające z art. 57 § 5 pkt. 2 KPA oraz art. 12 § 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej przysługujące wyłącznie w wypadku nadania przesyłki za pośrednictwem operatora wyznaczonego, a nie wszystkie podmioty świadczące usługi pocztowe, stanowi istotne, nieuzasadnione dyskryminowanie pozostałych, poza operatorem wyznaczonym, operatorów pocztowych świadczących przecież analogiczne usługi na tym samym rynku usług pocztowych, co stanowi naruszenie wyżej wymienionych artykułów Konstytucji RP. Treść art. 57 § 5 pkt. 2 KPA oraz art. 12 § 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej nie pozostaje także spójna z treścią odpowiednio ww. art. 39 KPA oraz art. 144 Ordynacji podatkowej, które pozwalają organom doręczać przesyłki nie tylko za pośrednictwem operatora wyznaczonego

Odpowiedź nr 1:

Zamawiający nie przewiduje nadawania przesyłek wymagających zastosowania przepisu art. 57 § 5 pkt 5 KPA, art. 12 § 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej lub innych analogicznych przepisów.

Zamawiający przewiduje konieczność nadawania części przesyłek w sposób określony w art. 144 Ordynacji podatkowej „Organ podatkowy doręcza pisma za pokwitowaniem przez opera pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 – Prawo pocztowe, swoich pracowników lub przez osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów. W przypadku gdy organem podatkowym jest wójt, burmistrz (prezydent miasta), pism może doręczać sołtys za pokwitowaniem”. W związku z powyższym Zamawiający nie widzi konieczności wyłączenia z przedmiotowego zamówienia ani sporządzenia odrębnego wykazu przesyłek rejestrowanych, których doręczenia powinny być realizowane zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego oraz Ordynacji podatkowej.

Pytanie nr 2:

Jeżeli Zamawiający przewiduje konieczność nadawania części przesyłek w sposób określony w art. 57 § 5 pkt. 2 KPA, art. 12 § 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej oraz pism sądowych za pośrednictwem operatora wyznaczonego, to:

1) czy dopuszcza możliwość wyłączenia takich przesyłek z zakresu przedmiotu zamówienia i niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego?

W ocenie Wykonawcy konieczność nadawania omawianych przesyłek nie jest istotnym elementem przedmiotu zamówienia. Ze względu na swoją specyfikę, a więc konieczność posługiwania się w tym zakresie operatorem wyznaczonym, uzasadnione jest ich wyłączenie i wszczęcie w tym zakresie osobnego postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego obejmującego wyłącznie tego rodzaju przesyłki.

2) ewentualnie, czy Zamawiający dopuszcza możliwość sporządzenia odrębnego wykazu przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego lub ich oznakowania w określony sposób – w celu wydzielenia i nadania przez Wykonawcę u operatora wyznaczonego w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego?

Powyższe działanie ma bardzo istotne znaczenie z punktu widzenia interesów Zamawiającego. W sytuacji bowiem gdy Zamawiający jest stroną np. postępowania cywilnego i zależy mu na złożeniu pisma w terminie wynikającym z konkretnej procedury, winien taką przesyłkę wydzielić i wskazać operatorowi pocztowemu, że powinna być ona doręczona przez operatora wyznaczonego. W przeciwnym wypadku negatywne skutki procesowe (uchybienie terminu np. do wniesienia apelacji) poniesie Zamawiający, który nie poinformuje operatora pocztowego o charakterze przesyłki, na co ten ostatni nie miał żadnego wpływu. Możliwa jest również w tym zakresie sytuacja, że przesyłki muszą być przekazane operatorowi na tyle wcześnie do doręczenia, aby przesyłka „fizycznie” trafiła do organu/sądu w terminie przewidzianym na dokonanie danej czynności procesowej. Niemniej wymaga to współpracy z Zamawiającym i najpierw wyodrębnienia przesyłek, które muszą być nadane w trybach według ww. procedur.

Odpowiedź nr 2:

Odpowiedź jak na pytanie nr 1.

Pytanie nr 3:

Czy Zamawiający przewiduje w ramach przedmiotu zamówienia doręczanie przesyłek również trybie Kodeksu postępowania cywilnego lub Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi?

Jeżeli tak, to czy Zamawiający może wskazać szacunkowe wolumeny przesyłek, które mają być nadawane z zachowaniem zasad wynikających z Kodeksu postępowania cywilnego lub Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, tj. jaka ilość przesyłek, według szacunków Zamawiającego, będzie nadawana w trybie przepisów KPC lub PPSA w stosunku do całości zamówienia?

Czy Zamawiający może wskazać również szacunkowy wolumen przesyłek nadawanych w trybie z procedury Kodeks postępowania administracyjnego (KPA) i Ordynacji podatkowej?

Jeżeli Zamawiający przewiduje konieczność nadania części przesyłek u operatora wyznaczonego, czy Zamawiający może wskazać szacunkowe wolumeny wszystkich przesyłek, które mają być nadawane w ten sposób?

Zasady doręczeń obowiązujące w procedurze administracyjnej i cywilnej, a w szczególności konieczność nadania części przesyłek u operatora wyznaczonego wymagają innej organizacji Wykonawcy w zakresie realizacji usługi, jak też zaangażowania innych środków. W związku z tym, informacje, o których mowa powyżej będą niezwykle pomocne Wykonawcy w skalkulowaniu ceny oferty.

Odpowiedź nr 3:

Zamawiający nie przewiduje w ramach zamówienia doręczania przesyłek w trybie Kodeksu postępowania cywilnego lub Prawa o postępowaniu przez sądami administracyjnymi.

Pytanie nr 4:

Zamawiający wskazuje § 3 ust. 4 Projektu umowy wymagania w zakresie oznakowania przesyłek nadawanych przez Zamawiającego.

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość by na kopercie oprócz danych wskazanych przez Zamawiającego znajdowały się informacje o opłacie za usługę pocztową związane ze świadczeniem części zamówienia przez podwykonawców, ewentualnie inne informacje związane z obiegiem przesyłek pocztowych?

Wykonawca jednocześnie zaznacza, że informacje te nie będą zakrywać nadruku adresu firmowego Zamawiającego oraz nie będą naruszać innych wymagań wskazanych w SIWZ.

Odpowiedź nr 4:

Zamawiający dopuszcza, by na kopercie oprócz danych wskazanych przez Zamawiającego znajdowały się informacje o opłacie za usługę pocztową związane ze świadczeniem części zamówienia przez podwykonawców, ewentualnie inne informacje związane z obiegiem przesyłek pocztowych i paczek pocztowych. Zamawiający nie dopuszcza umieszczania przez Wykonawcę na przesyłkach adresów lub/i nazw niezwiązanych z adresem adresata oraz reklam.

Pytanie nr 5:

Zgodnie z § 7 pkt 4 wzoru umowy, „Zamawiający dokona przelewu należności w terminie 30 dni od daty otrzymania faktury prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę pod względem formalnym i merytorycznym, na numer rachunku bankowego wskazanego przez Wykonawcę na fakturze”.

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu płatności wynagrodzenia na 14 dni od daty otrzymania faktury VAT?

Odpowiedź nr 5:

Zamawiający nie wyraża zgody na zaproponowaną zmianę.

Pytanie nr 6:

Zgodnie z ust. 6 Części III SIWZ „Wykonawca dostarczy Zamawiającemu w terminie 7 dni od daty podpisania umowy wykaz wszystkich Podwykonawców wraz z określeniem zakresu powierzonych im części zamówienia”.

Także w Projekcie umowy, w § 4 ust. 24 Zamawiający zastrzega, że „Podwykonawca nie może zlecić wykonania prac innym Podwykonawcom”.

Takie zastrzeżenia nie mają w ocenie Wykonawcy podstawy w obowiązujących przepisach.

Zgodnie bowiem z art. 36a i art. 36b PZP, które to przepisy regulują udział podwykonawców w ramach zamówień publicznych, brak jest możliwości zastrzeżenia wymagania udostępniania danych identyfikujących podwykonawców czy konieczności przedstawienia umowy łączącej Wykonawcę z podwykonawcą. W art. 36b ust. 1 PZP, ustawodawca wskazuje, iż Zamawiający może żądać wskazania przez wykonawcę części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcy, lub podania przez wykonawcę nazw (firm) podwykonawców, na których zasoby wykonawca powołuje się na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1. Brak jest więc dyspozycji do żądania wskazanych wyżej informacji. Ponadto, wybrany wykonawca (na co sam Zamawiający zwraca uwagę) ponosi wobec Zamawiającego pełną odpowiedzialność za działania i zaniechania podwykonawców, jak za swoje własne.

Co do informacji o podwykonawcach, to wymóg udostępnienia ich Zamawiającemu (nazw/firm podwykonawców) dotyczy tylko sytuacji, gdy wykonawca powoływał się na zasoby podwykonawców na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b PZP, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu. W innej sytuacji taki wymóg jest bezzasadny.

Takie zastrzeżenie nie ma również podstaw w przepisach ustawy – Prawo Pocztowe i stanowi naruszenie zapisów tej ustawy.

Wskazać bowiem należy, że nowa ustawa Prawo pocztowe, która zaczęła obowiązywać 1 stycznia 2013 r. wprost dopuszcza świadczenie usług pocztowych przez podwykonawców. Zgodnie z art. 35 ust.1 Prawa pocztowego operator pocztowy, który zawarł z nadawcą umowę o świadczenie usługi pocztowej, może po przyjęciu przesyłki pocztowej powierzyć dalsze wykonanie usługi innemu operatorowi pocztowemu (…). Art. 35 ust. 3 Prawa pocztowego dopuszcza posługiwanie się nawet dalszym podwykonawcą i stanowi, że  przepis ust. 1 nie narusza prawa operatora pocztowego, który zawarł z nadawcą umowę o świadczenie usługi pocztowej, do powierzenia podwykonawcy dalszego wykonania w imieniu tego operatora usługi(…).

W ustawie tej przewidziane są również warunki odpowiedzialności podwykonawcy:

Rozdział 8

Odpowiedzialność operatora pocztowego oraz postępowanie reklamacyjne

Art. 87. 1. Do odpowiedzialności operatorów pocztowych za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się ustawę z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, jeżeli przepisy ustawy nie stanowią inaczej.

2. Podwykonawca, o którym mowa w art. 6 ust. 4, ponosi wobec operatora pocztowego odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy w zakresie działalności pocztowej jak operator pocztowy, z wyłączeniem art. 92–94.

Roszczenia przysługujące operatorowi pocztowemu wobec takiego podwykonawcy przedawniają się z upływem 6 miesięcy od dnia, w którym operator pocztowy naprawił szkodę.

Tak więc mając na uwadze powyższe, specyfika zamówienia pozwala na posługiwanie się podwykonawcami, co wyraźnie sankcjonuje ustawodawca w przywołanej ustawie.

Brak jest więc w przepisach powszechnie obowiązującego prawa możliwości wprowadzenia powyższych zastrzeżeń, a podniesione w cytowanych zapisach żądania z pewnością nie mieszczą się w zakresie kompetencji przyznanych na tej płaszczyźnie Zamawiającemu przez PZP.

W związku z powyższym, czy Zamawiający dopuszcza ewentualną możliwość usunięcia cytowanych powyżej zapisów jako nieposiadających oparcia w obowiązujących przepisach?

Odpowiedź nr 6:

Zmienia się treść Specyfikacji istotnych warunków zamówienia w następujący sposób:

- wykreśla się pkt 6 w cz. III Instrukcji dla Wykonawców,

- wykreśla się ust. 21 i 24 w § 4 projektu umowy,

- ust. 22 i 23 w § 4 projektu umowy otrzymują numerację odpowiednio 21 i 22.

Umowa zostanie skorygowana na etapie jej zawierania.

Pytanie nr 7:

W § 9 Projektu Umowy, Zamawiający wskazał katalog kar umownych obciążających Wykonawcę, Zastrzeżone kary umowne są bardzo wysokie i grożą za choćby minimalne naruszenie sposobu realizacji zamówienia, na co Wykonawca nie zawsze ma bezpośredni wpływ ze względu na przyczyny od niego niezależne – awarię, problemy techniczne.

W ocenie Wykonawcy zastrzeżone kary umowne są przede wszystkim za wysokie z perspektywy zakresu, specyfiki przedmiotu zamówienia oraz wartości umowy. W orzeczeniu KIO/UZP1839/09 z dnia 19 lutego 2012 r. KIO badała ustalenia w zakresie kar umownych i uwzględniła odwołanie, nakazując zamawiającemu dokonanie w tym zakresie modyfikacji treści SIWZ. W ocenie Izby, o karze rażąco wygórowanej można mówić w sytuacji, gdy jej wysokość przekracza granice motywacji wykonawcy do realizacji zamówienia i stanowi przyczynek dla zamawiającego do wzbogacenia się.

Zdaniem Wykonawcy, konstrukcja zapisu § 9 wprowadza nierównorzędną relację w zakresie kar umownych pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą, gdzie temu ostatniemu nie przyznano tak daleko idących gwarancji (w szczególności adekwatnych kar umownych), a może on co najwyżej Wykonawca może naliczyć Zamawiającemu karę umowną za odstąpienie od umowy z winy Zamawiającego w wysokości 10 % ceny ofertowej netto. Nie jest tu więc  zachowana jakakolwiek elementarna zasada równości stron. Jak wskazało KIO w wyroku z dnia 17 grudnia 2012 r., sygn. KIO 2631/12; KIO 2655/12 „umowa winna zmierzać do zabezpieczenia interesów obu stron, a kara umowna nie może prowadzić do nieuzasadnionego wzbogacenia po stronie zamawiającego, ponieważ jej celem jest dyscyplinowanie stron do prawidłowego i terminowego wywiązywania się z przyjętych na siebie obowiązków umownych. Zamawiającemu przysługuje uprawnienie żądania od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach, jakie zostały określone w SIWZ. Zamawiający może, o ile nie wykracza poza unormowanie art. 3531k.c., dowolnie sformułować postanowienia umowne także w zakresie kar umownych, zależnie od sytuacji faktycznej i swoich potrzeb. Jednak, zgodnie z ogólnymi zasadami prawa cywilnego, do których w przypadku regulacji dotyczących umowy odwołuje się p.z.p., nie można prawa podmiotowego nadużywać”.

Należy również podkreślić, że w PZP nie została uregulowana kwestia kar umownych, stąd też w tym wypadku stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego (KC) w tym zakresie, zgodnie z odesłaniem znajdującym się w art. 139 ust. 1 ustawy PZP. Zastosowanie znajdzie więc w tym przypadku kodeksowa regulacja zasady swobody umów (art. 3531 KC), która nie ma charakteru absolutnego, a jej granice wyznaczają m.in. właściwość stosunku prawnego czy zasady współżycia społecznego. W tej mierze wielokrotnie wypowiadała się też Krajowa Izba Odwoławcza. W uzasadnieniu wyroku z 18 października 2010 r. (sygn. KIO/UZP/2175/10) KIO podkreśliła, iż to zamawiający jest autorem sformułowań zawartych we wzorze umowy, natomiast wykonawca nie ma dużego wpływu na jej kształt. Nie oznacza to jednak, że postanowienia takiej umowy mogą być korzystne tylko dla jednej strony lub nakładać tylko na jedną stronę odpowiednio same obowiązki lub przyznawać jej same przywileje.

 Ponadto, jak podniesiono w wyroku z dnia 23 sierpnia 2010 r. (sygn. KIO/UZP1698/10) „Słuszne są twierdzenia odwołującego, że celem wprowadzenia kar umownych jest dyscyplinowanie stron do prawidłowego i terminowego wywiązywania się z przyjętych w umowie obowiązków. Dotyczy to w równej mierze wszystkich uczestników stosunku umownego. Żadne z przepisów prawa, czy to cywilnego czy to zamówień publicznych, nie zakazują, iż pewne obowiązki czy zobowiązania nie mogą być nałożone również na zamawiającego, zwłaszcza jeżeli to od tej strony stosunku umownego zależy w dużej mierze terminowość realizowanego kontraktu. Odwołujący nie neguje wprowadzenia kar umownych we wzorze umowy jako takich, czy też ich wysokości, lecz podkreśla, iż należy dążyć do zachowania równowagi stron stosunku umownego, która w ocenie Izby nie stoi w sprzeczności z właściwością (naturą) stosunku prawnego, ustawą lub zasadami współżycia społecznego. W ocenie składu orzekającego nie są to roszczenia nadmierne, dlatego też skład orzekający Izby uwzględnia zarzut w żądanym przez odwołującego zakresie i nakazuje modyfikację specyfikacji w sposób określony przez odwołującego się w odwołaniu”.

W związku z powyższym, ocena Wykonawcy co do rażąco wygórowanej wysokości kar umownych zastrzeżonych przez Zamawiającego jest słuszna i zasadna. Trafny jest również argument o drastycznie nierównorzędnej pozycji stron umowy, które cytowane zapisy wzoru umowy wprowadzają.

Czy wobec powyższego, Zamawiający dopuszcza możliwość rewizji swojego stanowiska w zakresie kar umownych i stosownego ograniczenia ich wysokości, zakresu stosowania itp., tak by wprowadzić zgodną z prawem i równorzędną relację łączącą Zamawiającego z Wykonawcą i pozbawienia kar umownych charakteru rażąco wygórowanych?

Odpowiedź nr 7:

Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę treści § 9 projektu umowy.

Pytanie nr 8:

Czy w ramach obowiązków Zamawiającego będzie naklejanie na przesyłkach kodów z numerami nadawczymi przesyłek, w celu zapewnienia prawidłowego ich nadania i doręczenia? Wykonawca wskazuje, iż jest to niezbędne z perspektywy zapewnienia właściwego nadania przesyłek rejestrowanych. Kody takie mogą zostać oczywiście dostarczone przez Wykonawcę, zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami stron ewentualnej umowy.

Odpowiedź nr 8:

Zamawiający w § 3 ust. 4 projektu umowy wskazał, że nie będzie wykonywał żadnych dodatkowych czynności stanowiących, ponad przytwierdzenie druku „zwrotne potwierdzenie odbioru”, dodatkową identyfikację przesyłek np. przyklejanie kodów kreskowych do poszczególnych przesyłek, itp. Umieszczenie oznaczeń dodatkowych wynikających z potrzeb Wykonawcy należy do obowiązków Wykonawcy.

Pytanie nr 9:

Czy Zamawiający na wniosek Wykonawcy dopuszcza możliwość zmiany godzin odbioru przesyłek z adresu wskazanego przez Zamawiającego w par. 4 ust. 1 wzorca umowy stanowiącego załącznik do SIWZ w przypadku wcześniejszego zgodnego zaakceptowania zmian?

Odpowiedź nr 9:

Zamawiający, na wniosek Wykonawcy dopuszcza możliwość zmiany godzin odbioru i dostarczania przesyłek z/do adresu wskazanego w § 4 ust. 1 projektu umowy, przy czym godzina odbioru i dostarczania przesyłek nie może być wcześniejsza niż 1100 i późniejsza niż 1400.

Pytanie nr 10:

Czy w świetle zapisów SIWZ Wykonawca dobrze rozumie, iż Zamawiający nie dopuszcza możliwości nadawania przesyłek pocztowych określonych w niniejszym Zamówieniu z naniesioną na kopertach lub/i książkach nadawczych adnotacją „w imieniu” lub/i „na rzecz” EKOSYSTEM sp. z o.o. przez tzw. podmiot trzeci nie będący stroną zawartej umowy?

Przykład strony adresowej przesyłki Zamawiającego z zamieszczonym przez podwykonawcę dopiskiem:

„ABCDE……… (nazwa firmy nie będącej stroną umowy z Zamawiającym)

na rzecz lub/i w imieniu

EKOSYSTEM sp. z o.o.”

Odpowiedź nr 10:

Zamawiający na obecnym etapie nie dopuszcza możliwości nadawania przesyłek pocztowych i paczek pocztowych z naniesioną na przesyłkach pocztowych i paczkach pocztowych oraz książkach nadawczych adnotacją „w imieniu” lub/i „na rzecz” Ekosystem. Zamawiający zastrzegł w § 14 ust. 1 pkt 4 projektu umowy zmianę sposobu wykonywania przedmiotu umowy wraz ze skutkami wprowadzenia takiej zmiany, przy czym w/w zmiana spowodowana może być okolicznościami zaistniałymi w trakcie realizacji przedmiotu umowy.

Pytanie nr 11:

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość umieszczania przez Wykonawcę na przesyłkach adresów lub/i nazw nie związanych z adresem adresata?

Odpowiedź nr 11:

Zamawiający dopuszcza by na kopercie oprócz danych wskazanych przez Zamawiającego znajdowały się informacje o opłacie za usługę pocztową związane ze świadczeniem części zamówienia przez podwykonawców, ewentualnie inne informacje związane z obiegiem przesyłek pocztowych i paczek pocztowych. Zamawiający nie dopuszcza umieszczania przez Wykonawcę na przesyłkach adresów lub/i nazw niezwiązanych z adresem adresata oraz reklam.

Pytanie nr 12:

Czy Zamawiający dopuszcza wprowadzenie do zawieranej w ramach niniejszego postępowania umowy (wzorzec umowy) zapisu: „Jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie podatku od towarów i usług, Zamawiający zobowiązuje się do uiszczenia opłaty powiększonej o podatek od towarów i usług według obowiązującej stawki”?

Odpowiedź nr 12:

Zamawiający w § 14 ust. 1 projektu umowy przewidział możliwość dokonania istotnych zmian postanowień zawartej umowy.

Pytanie nr 13:

Czy Zamawiający dopuszcza zmianę zapisów wzorca umowy stanowiącego załącznik
do SIWZ (par. 7 ust. 4) – w zakresie zapisów dot. terminu uregulowania należności za wykonanie przedmiotu umowy z „Zamawiający dokona przelewu należności w terminie 30 dni od daty otrzymania faktury prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę pod względem formalnym i merytorycznym, na numer rachunku bankowego wskazanego przez Wykonawcę na fakturze” na „Termin płatności faktury wynosić będzie do 21 dni od daty wystawienia Zamawiającemu prawidłowej faktury. Faktura nadana zostanie przez Wykonawcę przesyłką listową poleconą w ciągu 2 dni roboczych od daty jej wystawienia”?

Odpowiedź nr 13:

Zamawiający nie wyraża zgody na zaproponowaną zmianę.

Pytanie nr 14:

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia, jako załączników do zawieranej umowy (wzorzec umowy do SIWZ) regulaminów świadczonych usług, wzorów zestawień i książek nadawczych oraz poprawnego adresowania przesyłek?

Odpowiedź nr 14:

Kwestia stosowania przedstawionych przez Wykonawcę wzorów zestawień i książek nadawczych oraz poprawnego adresowania przesyłek pocztowych i paczek pocztowych uregulowana jest w § 4 ust. 18 projektu umowy.

Pytanie nr 15:

Czy z uwagi na istotny charakter nadawanej korespondencji, Zamawiający wymaga, aby w przypadku możliwości realizacji usług przez podwykonawców – Wykonawcę łączyła z podwykonawcami pisemna umowa, czy też posiadanie takiej umowy nie stanowi istotnego warunku? Jeżeli tak, czy Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu umowę z podwykonawcą najpóźniej w dniu podpisania umowy?

Odpowiedź nr 15:

Zamawiający dopuszcza możliwość korzystania przy wykonaniu zamówienia z usług Podwykonawców, z tym że Wykonawca odpowiadać będzie za działania i zaniechanie działań Podwykonawcy jak za swoje własne. Zamawiający nie określa warunków, jakie mają łączyć Wykonawcę oraz jego Podwykonawców.

Pytanie nr 16:

Czy określone we wzorcu umowy stanowiącym załącznik do SIWZ (par. 3 ust.8) uprawnienie Zamawiającego do zlecenia usługi innemu operatorowi dotyczy przypadku nie odebrania przesyłek w wyznaczonym dniu i czasie, z wyłącznej winy Wykonawcy, która wyłącza naruszenie umowy ze strony Zamawiającego? W jaki sposób ustalane będą koszty, czy za samą czynność odbioru, czy też za wszystkie przesyłki, które zostały nie odebrane i czy Wykonawca będzie miał wpływ na wybór innego operatora skoro ma być obciążany kosztami? Wykonawca wnosi o zmianę dotychczasowego zapisu par. 9 ust. 1 pkt. 2 lit. b) na nowe brzmienie: „w wysokości 200% opłaty za jeden odbiór”.

Odpowiedź nr 16:

Uprawnienie Zamawiającego, o którym mowa w § 3 ust. 8 projektu umowy dotyczy nieodebrania przez Wykonawcę od Zamawiającego przesyłek pocztowych i paczek pocztowych w wyznaczonym dniu i czasie, z winy Wykonawcy. Wykonawca będzie obciążony kosztami realizacji usługi w zakresie określonym przedmiotem umowy. Zamawiający sam dokona wyboru innego operatora pocztowego. Zamawiający nie wyraża zgody na zaproponowaną zmianę dotyczącą § 9 ust. 1 pkt 2 lit. b) projektu umowy.

Pytanie nr 17:

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość oznaczania przez siebie przesyłki listowej na stronie adresowej, w celu rozróżnienia jej charakteru (usługa powszechna, niepowszechna)?

Odpowiedź nr 17:

Zamawiający nie dopuszcza możliwości oznaczenia przesyłki listowej na stronie adresowej, w celu rozróżnienia jej charakteru.

Pytanie nr 18:

Czy w związku z określeniem we wzorcu  umowy stanowiącym załącznik do SIWZ (par. 4 ust. 16) wymogu określenia wzoru znaku opłaty pocztowej, Wykonawca dobrze rozumie, iż przedmiotem niniejszego postępowania jest świadczenie usług pocztowych opłacanych wyłącznie w formie bezgotówkowej (z dołu), bez możliwości oklejania przesyłek znaczkami pocztowymi?

Odpowiedź nr 18:

Zamawiający wyjaśnia, że znaczek opłaty pocztowej zastąpi pieczęć wykonana według wzoru dostarczonego przez Wykonawcę. Oznacza to, że znaczek opłaty pocztowej zostanie zastąpiony przez pieczęć, po wykonaniu jej przez Zamawiającego na podstawie wzoru Wykonawcy, w skali 1:1.

Pytanie nr 19:

Czy Wykonawca dobrze rozumie, iż określenie „przesyłka lokalna” charakteryzuje przesyłki nadane przez Zamawiającego do odbiorców z obszaru administracyjnego miasta Wrocławia?

Odpowiedź nr 19:

Zamawiający wyjaśnia, że określenie „przesyłka lokalna” oznacza przesyłki nadane przez Zamawiającego do odbiorców z obszaru administracyjnego miasta Wrocławia.

Pytanie nr 20:

Czy Zamawiający dopuszcza uzupełnienie dotychczasowego zapisu par. 14 ust. 1 wzorca umowy SIWZ odnośnie zmian istotnych postanowień umowy o nowy punkt:

„6) zmiany cen świadczonych usług, po uprzednim przyjęciu przez Prezesa Komunikacji Elektronicznej w sposób dopuszczony przez Prawo pocztowe (Ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe, tekst jednolity: Dz. U. z 2012 roku  poz. 1529)”?

Odpowiedź nr 20:

Zamawiający w § 14 ust. 1 projektu umowy przewidział możliwość dokonania istotnych zmian postanowień zawartej umowy.

Pytanie nr 21:

Wykonawca wnosi o usunięcie treści wzorca umowy SIWZ par. 9 ust. 1 pkt 2) lit. b) – j) z uwagi na fakt, iż zapisy te nierównoprawnie obciążają strony obowiązkiem zapłaty kar. Wg umowy Zamawiający winien zapłacić karę wyłącznie w przypadku odstąpienia od umowy z winy Zamawiającego /par. 9 ust. 1 pkt 1/ – brak kar za niewywiązywanie się z obowiązków określonych w par. 3 umowy.

Wykonawca winien zapłacić karę praktycznie za nienależyte wykonanie każdego z obowiązków określonych w umowie /pkt 2) lit. b)-j)/. Umowa nie ma na celu osiągania przez Zamawiającego przychodu związanego z nienależytym wykonywaniem przez Wykonawcę każdego, nawet nie najbardziej istotnego obowiązku. Nadto, zapis umowy upoważniający Zamawiającego do odstąpienia od umowy, powinien być wystarczający do zdyscyplinowania Wykonawcy – a taki powinien być cel kary. Jeśli Wykonawca nie będzie się należycie wywiązywał z umowy, Zamawiający zgodnie z zapisem par. 13 ust. 2 może odstąpić od umowy i Wykonawca zapłaci karę z tego tytułu. Sama okoliczność utraty spodziewanego przez Wykonawcę wynagrodzenia związana z odstąpieniem od umowy również jest dolegliwa dla Wykonawcy. Zamawiający również ma obowiązki określone w treści umowy, jednak ich niewykonanie lub nienależyte wykonanie nie jest związane z obowiązkiem zapłaty jakichkolwiek kar. Również sama ustawa Prawo pocztowe określa kary i odszkodowania, także w zakresie nienależytego wykonania usługi doręczenia przesyłek pocztowych doręczanych w trybie określonym w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz w trybie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, 1101 i 1342) – art. 89.

Odpowiedź nr 21:

Zamawiający nie wyraża zgody na zaproponowaną zmianę.

Pytanie nr 22:

Zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu w Części III (III.1) określił wysokość wadium w kwocie 2 700 zł, natomiast w SIWZ – m.in. w Części VII (VII.1) oraz Załączniku nr 1 do SIWZ została wskazana kwota 9 000 zł. Prosimy o jednoznaczne określenie kwoty wadium jaką Wykonawca winien wnieść przed upływem terminu składania ofert.

Odpowiedź nr 22:

Zamawiający informuje, że prawidłowa kwota wadium została podana w Specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz w ogłoszeniu o zamówieniu opublikowanym w Biuletynie zamówień publicznych pod numerem 150879-2014 w dniu 10.07.2014 r. i wynosi 9000 zł.

Ogłoszenie o zamówieniu zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego „Biuletyn Informacji Publicznej” zostanie skorygowane.

Pytanie nr 23:

Zamawiający w SIWZ w Części II (II.1) określił warunek udziału w postępowaniu tj. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy posiadają uprawnienia, tj. wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej na wykonywanie działalności gospodarczej polegającej na świadczeniu usług pocztowych w obrocie krajowym lub zagranicznym zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. poz. 1529) w zakresie uprawniającym do wykonywania zamówienia. Czy Zamawiający wymaga od Wykonawcy fakultatywnego względem obszaru wpisu do stosownego rejestru w zakresie świadczenia usług pocztowych krajowych lub zagranicznych, czy też wpisu dotyczącego świadczenia usług zarówno w obrocie krajowym jak i zagranicznym?

Odpowiedź nr 23:

Zamawiający wymaga, aby Wykonawca spełniał warunek podany w Specyfikacji istotnych warunków zamówienia – pkt 1 cz. II Instrukcji dla wykonawców w zakresie uprawniającym do wykonywania zamówienia.

Pytanie nr 24:

Czy Zamawiający dopuszcza uzupełnienie dotychczasowego zapisu par. 7 ust. 3 wzorca umowy SIWZ o nowy punkt:

„4) podatku VAT zgodnie z obowiązującą stawką”.

Powyższy zapis jest niezbędny i zgodny z zapisami SIWZ Części V.

Odpowiedź nr 24:

Zmienia się treść Specyfikacji istotnych warunków zamówienia w następujący sposób – w § 7 ust. 3 projektu umowy dodaje się pkt 4 o następującym brzmieniu:

„4) podatku VAT zgodnie z obowiązującą stawką”.

Umowa zostanie skorygowana na etapie jej zawierania.

Pytanie nr 25:

Wykonawca wnosi o zmianę treści wzorca umowy SIWZ par. 4 ust. 6 i 8 dot. terminu doręczania do Zamawiającego pokwitowanego przez adresata potwierdzenia odbioru i zwrotu przesyłki po wyczerpaniu możliwości jej doręczenia z „3 dni robocze” na „7 dni kalendarzowe”. Przedmiot niniejszego zamówienia dotyczy usług pocztowych – przesyłek nierejestrowanych, poleconych i paczek, a zgodnie z art. 3 Ustawy Prawo pocztowe gwarantowany termin doręczenia charakteryzuje przesyłki kurierskie.

Odpowiedź nr 25:

Zmienia się treść Specyfikacji istotnych warunków zamówienia w następujący sposób – w § 4 ust. 6 i 8 projektu umowy słowa „3 dni robocze” zmienia się na „w terminie 7 dni kalendarzowych”.

Umowa zostanie skorygowana na etapie jej zawierania.

Pytanie nr 26:

Wykonawca wnosi o zmianę treści wzorca umowy par. 4 ust. 7 aby nie pozostawać w sprzeczności z zapisem art. 37 Prawa pocztowego. Jeśli Zamawiający nada przesyłkę rejestrowaną, ale nie w trybie doręczeń „specjalnym” np. w trybie określonym w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz w trybie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, 1101 i 1342) – wtedy wg umowy Wykonawca nie może jej doręczyć np. dorosłemu domownikowi.

Odpowiedź nr 26:

Zmienia się treść Specyfikacji istotnych warunków zamówienia w następujący sposób – ust. 7 w § 4 projektu umowy otrzymuje następujące brzmienie:

„7. Wykonawca zobowiązany jest doręczać przesyłki rejestrowane adresatowi lub osobie przez nią upoważnionej , wpisując odpowiednią adnotację na zpo lub zestawieniu zbiorczym, zgodnie z obowiązującymi przepisami, właściwymi dla danego oznaczenia przesyłki.”

Umowa zostanie skorygowana na etapie jej zawierania.

Pytanie nr 27:

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość nadawania przesyłek objętych niniejszym zamówieniem za pośrednictwem bezpłatnej aplikacji elektronicznej WWW Wykonawcy przy użyciu którego Nadawca może uzyskać informację o statusie przesyłki rejestrowanej (poleconej, paczki) również w formie zbiorczego raportu – doręczona, niedoręczona, awizowana, zwrócona do nadawcy? Jeżeli tak, czy Zamawiający może przyjąć, iż spis zwróconych przesyłek określony we wzorcu umowy treści par. 4 ust. 8 będzie formą fakultatywną?

Odpowiedź nr 27:

Możliwość nadawania przesyłek objętych zamówieniem za pośrednictwem bezpłatnej aplikacji elektronicznej www Wykonawcy dopuszczalna jest po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego oraz pod warunkiem, że w w/w aplikacja umożliwiać będzie dokonanie wydruku przez Zamawiającego spisu zwróconych przesyłek zawierającego dane określone w §. 4 ust. 8 projektu umowy.

Pytanie nr 28:

Czy Zamawiający dopuszcza uzupełnienie dotychczasowego zapisu par. 13 wzorca umowy SIWZ o nowy punkt: W przypadku nie dotrzymywania przez Zamawiającego przy nadawaniu przesyłek warunków umowy, Wykonawca może wezwać go do zaniechania naruszeń i wyznaczyć w tym celu odpowiedni termin. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu Wykonawca może w terminie 14 dni od otrzymania wezwania umowę rozwiązać bez wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym.

Odpowiedź nr 28:

Zamawiający nie wyraża zgody na zaproponowaną zmianę.

Pytanie nr 29:

Wykonawca wnosi o zmianę treści wzorca umowy SIWZ par. 9 ust. 2 dotychczasowego zapisu na nowe brzmienie: Strony zastrzegają sobie prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego przewyższającego zastrzeżone kary umowne do pełnej wysokości faktycznie poniesionej szkody, w tym utraconych korzyści, z zastrzeżeniem § 11.

Odpowiedź nr 29:

Zamawiający nie wyraża zgody na zaproponowaną zmianę.