Ekosystem Sp. z o.o., zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. Nr 907 ze zm.) w związku z zapytaniami wyjaśnia:

Pytanie nr 6:

Czy w związku z określeniem we wzorcu umowy stanowiącym załącznik do SIWZ (par. 4 ust. 16) wymogu określenia wzoru znaku opłaty pocztowej, Wykonawca dobrze rozumie, iż przedmiotem niniejszego postępowania jest świadczenie usług pocztowych opłacanych wyłącznie w formie bezgotówkowej (z dołu), bez możliwości oklejania przesyłek znaczkami pocztowymi?

Odpowiedź nr 6:

Zamawiający wyjaśnia, że znaczek opłaty pocztowej zastąpi pieczęć wykonana według wzoru dostarczonego przez Wykonawcę. Oznacza to, że znaczek opłaty pocztowej zostanie zastąpiony przez pieczęć, po wykonaniu jej przez Zamawiającego na podstawie wzoru Wykonawcy, w skali 1:1.

Pytanie nr 7:

Czy Wykonawca dobrze rozumie, iż Zamawiający z uwagi na swoje bardzo istotne realizowane zadania nie dopuszcza możliwości nadawania przesyłek pocztowych określonych w niniejszym Zamówieniu z naniesioną przez tzw. podmiot trzeci nie będący stroną umowy, a będący podwykonawcą Oferenta adnotacją na przyjętych do nadania przesyłkach lub/i książkach nadawczych: „w imieniu” lub/i „na rzecz” EKOSYSTEM sp. z o.o.?

Przykład strony adresowej przesyłki Zamawiającego z zamieszczonym przez podwykonawcę dopiskiem:

„ABCDE……… (nazwa firmy nie będącej stroną umowy z Zamawiającym)

na rzecz lub/i w imieniu

EKOSYSTEM sp. z o.o.

Odpowiedź nr 7:

Zamawiający na obecnym etapie nie dopuszcza możliwości nadawania przesyłek pocztowych z naniesioną na przesyłkach pocztowych oraz książkach nadawczych adnotacją „w imieniu” lub/i „na rzecz” Ekosystem. Zamawiający zastrzegł w § 14 ust. 1 pkt 4 projektu umowy zmianę sposobu wykonywania przedmiotu umowy wraz ze skutkami wprowadzenia takiej zmiany, przy czym w/w zmiana spowodowana może być okolicznościami zaistniałymi w trakcie realizacji przedmiotu umowy.

Pytanie nr 8:

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość umieszczania przez Wykonawcę na przesyłkach adresów lub/i nazw nie związanych z adresem adresata?

Odpowiedź nr 8:

Zamawiający dopuszcza, aby na kopercie oprócz danych wskazanych przez Zamawiającego znajdowały się informacje o opłacie za usługę pocztową związane ze świadczeniem części zamówienia przez podwykonawców, ewentualnie inne informacje związane z obiegiem przesyłek pocztowych. Zamawiający nie dopuszcza umieszczania przez Wykonawcę na przesyłkach adresów lub/i nazw niezwiązanych z adresem adresata oraz reklam.

Pytanie nr 9:

Czy Zamawiający dopuszcza wprowadzenie do zawieranej w ramach niniejszego postępowania umowy (wzorzec umowy) zapisu: „Jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie podatku od towarów i usług, Zamawiający zobowiązuje się do uiszczenia opłaty powiększonej o podatek od towarów i usług według obowiązującej stawki”?

Odpowiedź nr 9:

Zamawiający w § 14 ust. 1 projektu umowy przewidział możliwość dokonania istotnych zmian postanowień zawartej umowy.

Pytanie nr 10:

Czy Zamawiający dopuszcza zmianę zapisów wzorca umowy stanowiącego załącznik do SIWZ (par. 7 ust. 4) – w zakresie zapisów dot. terminu uregulowania należności za wykonanie przedmiotu umowy z „Zamawiający dokona przelewu należności w terminie 30 dni od daty otrzymania faktury prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę pod względem formalnym i merytorycznym, na numer rachunku bankowego wskazanego przez Wykonawcę na fakturze” na „Termin płatności faktury wynosić będzie do 21 dni od daty wystawienia Zamawiającemu prawidłowej faktury. Faktura nadana zostanie przez Wykonawcę przesyłką listową poleconą w ciągu 2 dni roboczych od daty jej wystawienia”?

Odpowiedź nr 10:

Zamawiający nie wyraża zgody na zaproponowaną zmianę.

Pytanie nr 11:

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia, jako załączników do zawieranej umowy (wzorzec umowy do SIWZ) regulaminów świadczonych usług, wzorów zestawień i książek nadawczych oraz poprawnego adresowania przesyłek?

Odpowiedź nr 11:

Kwestia stosowania przedstawionych przez Wykonawcę wzorów zestawień i książek nadawczych oraz poprawnego adresowania przesyłek pocztowych i paczek pocztowych uregulowana jest w § 4 ust. 18 projektu umowy.

Pytanie nr 12:

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość oznaczania przesyłki listowej na stronie adresowej, w celu rozróżnienia jej charakteru (usługa powszechna, niepowszechna)?

Odpowiedź nr 12:

Zamawiający dopuszcza możliwość oznaczenia przez Wykonawcę przesyłki listowej na stronie adresowej, w celu rozróżnienia jej charakteru.

Pytanie nr 13:

Czy z uwagi na istotny charakter nadawanej korespondencji, Zamawiający wymaga, aby w przypadku możliwości realizacji usług przez podwykonawców – Wykonawcę łączyła z podwykonawcami pisemna umowa, czy też posiadanie takiej umowy nie stanowi istotnego warunku? Jeżeli tak, czy Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu umowę z podwykonawcą najpóźniej w dniu podpisania umowy?

Odpowiedź nr 13:

Zamawiający dopuszcza możliwość korzystania przy wykonaniu zamówienia z usług Podwykonawców, z tym że Wykonawca odpowiadać będzie za działania i zaniechanie działań Podwykonawcy jak za swoje własne. Zamawiający nie określa warunków, jakie mają łączyć Wykonawcę oraz jego Podwykonawców.

Pytanie nr 14:

Czy określone we wzorcu umowy stanowiącym załącznik do SIWZ (par. 3 ust. 8 ) uprawnienie Zamawiającego do zlecenia usługi innemu operatorowi dotyczy przypadku nie odebrania przesyłek w wyznaczonym dniu i czasie, z wyłącznej winy Wykonawcy, która wyłącza naruszenie umowy ze strony Zamawiającego? W jaki sposób ustalane będą koszty, czy za samą czynność odbioru, czy też za wszystkie przesyłki, które zostały nie odebrane i czy Wykonawca będzie miał wpływ na wybór innego operatora skoro ma być obciążany kosztami? Wykonawca wnosi o zmianę dotychczasowego zapisu par. 9 ust. 1 pkt 2 lit. b) na nowe brzmienie: „w wysokości 200% opłaty za jeden odbiór”.

Odpowiedź nr 14:

Uprawnienie Zamawiającego, o którym mowa w § 3 ust. 8 projektu umowy dotyczy nieodebrania przez Wykonawcę od Zamawiającego przesyłek pocztowych w wyznaczonym dniu i czasie, z winy Wykonawcy. Wykonawca będzie obciążony kosztami realizacji usługi w zakresie określonym przedmiotem umowy. Zamawiający sam dokona wyboru innego operatora pocztowego. Zamawiający nie wyraża zgody na zaproponowaną zmianę dotyczącą § 9 ust. 1 pkt 2 lit. b) projektu umowy.

Pytanie nr 15:

Czy Wykonawca dobrze rozumie, iż określenie „przesyłka lokalna” charakteryzuje przesyłki nadane przez Zamawiającego do odbiorców z obszaru administracyjnego miasta Wrocławia?

Odpowiedź nr 15:

Zamawiający wyjaśnia, że określenie „przesyłka lokalna” oznacza przesyłki nadane przez Zamawiającego do odbiorców z obszaru administracyjnego miasta Wrocławia.

Pytanie nr 16:

Wykonawca wnosi o usunięcie treści wzorca umowy SIWZ par. 9 ust. 1 pkt 2) lit. b) – k) z uwagi na fakt, iż zapisy te nierównoprawnie obciążają strony obowiązkiem zapłaty kar. Wg umowy Zamawiający winien zapłacić karę wyłącznie w przypadku odstąpienia od umowy z winy Zamawiającego /par. 9 ust. 1 pkt 1/ – brak kar za niewywiązywanie się z obowiązków określonych w par. 3 umowy.

Wykonawca winien zapłacić karę praktycznie za nienależyte wykonanie każdego z obowiązków określonych w umowie /pkt 2) lit. b)-k)/. Umowa nie ma na celu osiągania przez Zamawiającego przychodu związanego z nienależytym wykonywaniem przez Wykonawcę każdego, nawet nie najbardziej istotnego obowiązku. Nadto, zapis umowy upoważniający Zamawiającego do odstąpienia od umowy, powinien być wystarczający do zdyscyplinowania Wykonawcy – a taki powinien być cel kary. Jeśli Wykonawca nie będzie się należycie wywiązywał z umowy, Zamawiający zgodnie z zapisem par. 13 ust. 2 może odstąpić od umowy i Wykonawca zapłaci karę z tego tytułu. Sama okoliczność utraty spodziewanego przez Wykonawcę wynagrodzenia związana z odstąpieniem od umowy również jest dolegliwa dla Wykonawcy. Zamawiający również ma obowiązki określone w treści umowy, jednak ich niewykonanie lub nienależyte wykonanie nie jest związane z obowiązkiem zapłaty jakichkolwiek kar. Również sama ustawa Prawo pocztowe określa kary i odszkodowania, także w zakresie nienależytego wykonania usługi doręczenia przesyłek pocztowych doręczanych w trybie określonym w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz w trybie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, 1101 i 1342) – art. 89.

Odpowiedź nr 16:

Zamawiający nie wyraża zgody na zaproponowaną zmianę.

Pytanie nr 17:

Zamawiający w SIWZ w Części II (II.1) określił warunek udziału w postępowaniu tj. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy posiadają uprawnienia, tj. wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej na wykonywanie działalności gospodarczej polegającej na świadczeniu usług pocztowych w obrocie krajowym lub zagranicznym zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. poz. 1529) w zakresie uprawniającym do wykonywania zamówienia. Czy Zamawiający wymaga od Wykonawcy fakultatywnego względem obszaru wpisu do stosownego rejestru w zakresie świadczenia usług pocztowych krajowych lub zagranicznych, czy też wpisu dotyczącego świadczenia usług zarówno w obrocie krajowym jak i zagranicznym?

Odpowiedź nr 17:

Zamawiający wymaga, aby Wykonawca spełniał warunek podany w Specyfikacji istotnych warunków zamówienia – pkt 1 cz. II Instrukcji dla wykonawców w zakresie uprawniającym do wykonywania zamówienia.

Pytanie nr 18:

Czy Zamawiający dopuszcza uzupełnienie dotychczasowego zapisu par. 13 wzorca umowy SIWZ o nowy punkt: W przypadku niedotrzymywania przez Zamawiającego przy nadawaniu przesyłek warunków umowy, Wykonawca może wezwać go do zaniechania naruszeń i wyznaczyć w tym celu odpowiedni termin. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu Wykonawca może w terminie 14 dni od otrzymania wezwania umowę rozwiązać bez wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym.

Odpowiedź nr 18:

Zamawiający nie wyraża zgody na zaproponowaną zmianę.

Pytanie nr 19:

Czy w przypadku podjęcia decyzji przez Zamawiającego o dopuszczeniu nadawania przesyłek objętych zamówieniem przez posłańca, Zamawiający jest gotów na wykonywanie dodatkowych czynności (co bezpośrednio może przełożyć się na wzrost pracochłonności i zwiększenie kosztów ponoszonych przez Zamawiającego)? Z uwagi na powyższe, Wykonawca prosi o odpowiedź na poniższe pytania:

1) Czy Zamawiający zakłada, iż odbiór awizowanych przesyłek, które nie byłyby realizowane przez operatora pocztowego byłby możliwy w różnych placówkach pocztowych – zarówno operatora wyznaczonego jak i innego operatora?

2) Czy Zamawiający uwzględnił, iż Prawo pocztowe (Rozdział 8 ) przewiduje odpowiedzialność operatora pocztowego za świadczoną przez niego usługę? W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy Zamawiający nie będzie mógł dochodzić odszkodowania od pośrednika ponieważ pośrednik nie będzie realizował dla niego usługi pocztowej.

3) Czy Zamawiający uwzględnił, iż w przypadku świadczenia usług przez pośrednika na Zamawiającym będzie spoczywał obowiązek uiszczenia opłaty za zwrot przesyłki do Nadawcy (po wyczerpaniu możliwości jej doręczenia adresatowi)? To element występujący w przypadkach odmowy przyjęcia przesyłki przez adresata bądź nieodebrania przesyłki po awizacji w określonym przepisami czasie. Stawka opłaty za zwrot przesyłki rejestrowanej po wyczerpaniu możliwości doręczenia/wydania odbiorcy, której nadanie zostało opłacone znaczkiem pocztowym, pobierana byłaby na podstawie oraz zgodnie z cennikiem usług powszechnych w obrocie krajowym i zagranicznym od Nadawcy tj. Zamawiającego. Opłata zostanie pobrana w formie gotówki, przed wydaniem przesyłki przez listonosza. Podstawę prawną do żądania zapłaty za zwrot przesyłek stanowi art. 32 Prawa pocztowego, zgodnie z którym: Przesyłkę pocztową, której nie można doręczyć adresatowi, operator pocztowy, który zawarł z nadawcą umowę o świadczenie usługi pocztowej, zwraca nadawcy. Za czynności związane ze zwrotem przesyłki operator ten może żądać uiszczenia opłaty w wysokości określonej w cenniku usług pocztowych albo w cenniku usług powszechnych albo w umowie.

4) Czy Zamawiający jest świadomy, iż będzie zobowiązany dołączać różne druki potwierdzenia odbioru do nadawanych przesyłek – jedne wymagane przez operatora wyznaczonego, zaś drugie wymagane przez innego operatora? Wykonawca nadmienia, także że w takiej sytuacji będzie następować inny sposób wykonania usługi – właściwy dla danego operatora pocztowego, przy czym na druku potwierdzenia odbioru będzie pojawiać się jako nadawca przesyłki nazwa operatora pocztowego, który w imieniu i na rzecz będzie nadawał przesyłki u operatora pocztowego. Powyższe budzi ryzyko, możliwości wykorzystania takiego dowodu odbioru przesyłki w postępowaniach prowadzonych przez Zamawiającego jako dowodu.

5) Czy Zamawiający analizował czy i w jaki sposób będzie dokonywał rozliczeń z pośrednikiem w zakresie zwrotu poniesionych opłat na rzecz operatora wyznaczonego za zwroty przesyłek? Jakie skutki wywoła to rozliczenia na gruncie podatku VAT? Ustawa o podatku VAT przewiduje dwie możliwości rozliczenia kosztów poniesionych przez jedne podmiot ale związanych z działalnością innego podmiotu:

1. Poprzez refakturowanie (art.8 ust. 2a ustawy o VAT), bądź
2. Na zasadzie zwrotu kosztów (art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT)

Zgodnie ze stanowiskiem wyrażonym przez renomowanych doradców podatkowych, a wynikającym z obowiązujących przepisów oraz licznym orzecznictwie w kwestiach podatkowych w przypadku kosztów ponoszonych przez Zamawiającego na rzecz Operatora wyznaczonego z tytułu zwrotów nieodebranych przesyłek brak będzie podstaw do refakturowania. Zamawiający jako nadawca przesyłek będzie bowiem w takiej sytuacji nabywcą i ostatecznym beneficjentem usług Operatora wyznaczonego. Zamawiający będzie wówczas występował jako nabywca usług we własnym imieniu i na własną rzecz, nie zaś jako podmiot biorący udział w świadczeniu usług na rzecz osoby trzeciej – faktycznego beneficjenta usługi, jak to zostało określone w art.8 ust. 2a ustawy o VAT.

Natomiast zwrot kosztów, o którym mowa w art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT, jest dokonywany poza rozliczeniami VAT. Zgodnie ze wspomnianym przepisem, „podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku”. Dla zastosowania tej regulacji konieczne jest wystąpienie podatnika działającego w imieniu i na rzecz podmiotu, za który poniósł koszty (czy w tej sytuacji Zamawiający świadczy usługi dla rzecz innego operatora pocztowego?).

Jednym z obowiązków nałożonych na podatnika VAT jest dokumentowanie czynności podlegających opodatkowaniu VAT dokonanych na rzecz podmiotów za pomocą faktur (art. 106b ust. 1). Przepisy podatkowe szczegółowo regulują sposób wystawienia faktury, a także zakres danych, jakie powinny zostać ujęte na fakturze. Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, faktura powinna zawierać m.in. datę wystawienia, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, nazwę(rodzaj) towaru lub usługi, miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług.

6) Czy Zamawiający, w przypadku dopuszczenia możliwości nadawania przesyłek przez operatora pocztowego w imieniu i na rzecz Zamawiającego, jest świadomy, iż faktycznym Nadawcą przesyłek będzie wówczas operator pocztowy, a nie Zamawiający? Powyższe może budzić wątpliwości adresatów przesyłek oraz organów, którym Zamawiający będzie przedstawiał dowody nadania korespondencji.

7) Czy Zamawiający, w przypadku dopuszczenia możliwości nadawania przesyłek przez operatora pocztowego w imieniu i na rzecz Zamawiającego, dokona modyfikacji treści SIWZ w taki sposób, aby jednoznacznie zostały opisane wszystkie warunki świadczenia usług zarówno usług pocztowych jak usługi pośrednictwa, bowiem w przypadku braku stosownych zmian, samo dopuszczenia nadawania przesyłek w imieniu i na rzecz Zamawiającego powoduje, że zapisy SIWZ będą stały w sprzeczności z obowiązującymi przepisami prawa, w tym Ustawą Prawo pocztowe.

8 ) Czy Zamawiający akceptuje ryzyko związane z opóźnieniem nadania przesyłek przez operatora pocztowego, dla których dzień nadania przesyłki ma być ostatnim dniem na zachowanie terminu określonego w kpc, kpk, kpa i Ordynacji podatkowej? Czy Zamawiający uwzględnił, iż to Zamawiający poniesie konsekwencje wynikające z niedochowania terminu złożenia pisma w ostatnim dniu?

Odpowiedź nr 19:

Zamawiający nie przewiduje nadawania przesyłek objętych zamówieniem przez posłańca.

Jednocześnie zgodnie z art. 38 ust. 6 ustawy Pzp informujemy, że w/w postępowaniu zmienia się termin:

–     składania ofert – do dnia 16.12.2014 r. do godz. 10³⁰,

–     otwarcia ofert – na dzień 16.12.2014 r. o godz. 11⁰⁰.