Ekosystem Sp. z o.o. zgodnie z art. 38 ust. 2 i 4 ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. Nr 907 ze zm.) w związku z zapytaniami wyjaśnia:

Pytanie nr 1:

Powołując się na dotychczasowe świadczenie usług pocztowych Wykonawca wnosi o potwierdzenie, iż Zamawiający nie będzie nadawał przesyłek w trybach wskazanych w art. 57 § 5 pkt. 2 KPA, art. 12 § 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej lub ew. innych analogicznych przepisów, np. art. 165 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego (tzw. „przesyłek terminowych”)

Odpowiedź nr 1:

Zamawiający nie przewiduje nadawania przesyłek wymagających zastosowania przepisu art. 57 § 5 pkt 5 KPA, art. 12 § 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej lub innych analogicznych przepisów.

Zamawiający przewiduje konieczność nadawania części przesyłek w sposób określony w art. 144 Ordynacji podatkowej „Organ podatkowy doręcza pisma za pokwitowaniem przez opera pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 – Prawo pocztowe, swoich pracowników lub przez osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów. W przypadku, gdy organem podatkowym jest wójt, burmistrz (prezydent miasta), pism może doręczać sołtys za pokwitowaniem”. W związku z powyższym Zamawiający nie widzi konieczności wyłączenia z przedmiotowego zamówienia ani sporządzenia odrębnego wykazu przesyłek rejestrowanych, których doręczenia powinny być realizowane zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego oraz Ordynacji podatkowej.

Zamawiający dopuszcza możliwość złożenia oferty przez innych wykonawców niż Poczta Polska S.A.

Pytanie nr 2:

Zgodnie z częścią III pkt 6 SIWZ, Zamawiający nakłada na Wykonawcę obowiązek dostarczania mu wykazu podwykonawców biorących udział w realizacji zamówienia.

Powyższe zastrzeżenia są niezgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.

W ramach zamówień publicznych, co do zasady udział podwykonawców, a także dalszych podwykonawców w realizacji zamówienia jest dopuszczalny bez ograniczeń. W przepisach art. 36a i 36b PZP ustawodawca wskazuje podstawowe warunki udziału podwykonawców w realizacji przedmiotu zamówienia. Z brzmienia tych przepisów wynika, iż poza kwalifikowanymi przypadkami realizacji przedmiotu zamówienia przy udziale podwykonawców (tj. powołania się na ich potencjał przy wykazywaniu warunków udziału w postępowaniu) wykonawca ma pełną swobodę powierzenia całości lub części przedmiotu zamówienia do realizacji podwykonawcy.

Oznacza to, iż Zamawiający nie jest uprawniony do kontrolowania czy innego ingerowania w stosunki wykonawcy z podwykonawcami, i to bez względu na etap postępowania przetargowego czy współpracy stron (czy to na etapie składania ofert, przed podpisaniem umowy, czy po jej podpisaniu i rozpoczęciu świadczenia usługi), jak również stawiania wymogu odnośnie formy czy treści umowy. W związku z powyższym, wykonawca może zawrzeć swobodnie umowę z wybranym przez siebie podwykonawcą, posłużyć się dalszym podwykonawcą, jak również zmienić podwykonawcę w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia, jak również dowolnie sformułować zapisy umowne i to bez względu na stanowisko czy też wiedzę Zamawiającego w tym zakresie. Stąd też, wskazane zapisy są niezgodne z powszechnie obowiązującymi przepisami PZP.

Wskazać jednak przede wszystkim należy, że żądanie wskazania konkretnych nazw/firm podwykonawców uzasadnione jest jedynie w sytuacji, gdy Wykonawca powołuje się na ich zasoby w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy – Prawo zamówień publicznych. Żądanie takie wystosowane w sytuacji, gdy Wykonawca sam spełnia wszelkie warunki udziału w postępowaniu, a podwykonawcami posługuje się jedynie wyjątkowo, celem usprawnienia procesu realizacji zamówienia (i możliwe jest, że mimo deklaracji posłużenia się podwykonawcami – nie zajdzie konieczność skorzystania z nich), jest bezzasadne i pozbawione podstaw prawnych i faktycznych. Zamawiający sam zresztą w załączniku nr III powołał się na wskazane przed chwilą przepisy- mimo to jego żądanie z siwz jest z nimi niezgodne. Żąda bowiem przekazania listy wszystkich wykonawców, a nie jedynie tych na których zasoby Wykonawca się powołuje.

Na marginesie dodać należy, iż Wykonawca ponosi wobec Zamawiającego pełną odpowiedzialność za wszelkie czynności, których wykonanie powierzył Podwykonawcom, a Wykonawca odpowiada za działania i zaniechania podwykonawców i dalszych podwykonawców jak za swoje własne, więc wskazane wymogi są bezzasadne z perspektywy ochrony interesów Zamawiającego. Znamienny jest również fakt, iż wskazani przez wykonawcę podwykonawcy (zarówno pierwotni, jak również przystępujący do realizacji przedmiotu zamówienia już na etapie świadczenia usług po podpisaniu umowy) nie muszą w ogóle brać udziału w realizacji przedmiotu zamówienia. Wykonawca może przecież samodzielnie wykonywać przedmiotu zamówienia, a podwykonawcami posługiwać się jedynie wyjątkowo, celem usprawnienia procesu realizacji zamówienia (i możliwe jest, że mimo deklaracji posłużenia się podwykonawcami – nie zajdzie konieczność skorzystania z nich). Wskazane zapisy są więc bezzasadne i pozbawione podstaw prawnych i faktycznych.

W związku z powyższym, Wykonawca zwraca się do Zamawiającego o bezwzględne usunięcie zapisów naruszających przepisy obowiązującego prawa oraz zasady równego traktowania i zapewnienia uczciwej konkurencji (art. 7 ust. 1 PZP, art. 29 ust. 2 PZP).

Odpowiedź nr 2:

Zmienia się treść Specyfikacji istotnych warunków zamówienia w następujący sposób – wykreśla się pkt 6 w części III Instrukcji dla Wykonawców.

Pytanie nr 3:

W § 9, Zamawiający wskazał, wysokości poszczególnych kar umownych. W ocenie Wykonawcy zastrzeżone kary umowne są przede wszystkim za wysokie z perspektywy zakresu, specyfiki przedmiotu zamówienia oraz wartości umowy. W orzeczeniu KIO/UZP1839/09 z dnia 19 lutego 2012 r. KIO badała ustalenia w zakresie kar umownych i uwzględniła odwołanie, nakazując zamawiającemu dokonanie w tym zakresie modyfikacji treści SIWZ. W ocenie Izby, o karze rażąco wygórowanej można mówić w sytuacji, gdy jej wysokość przekracza granice motywacji wykonawcy do realizacji zamówienia i stanowi przyczynek dla zamawiającego do wzbogacenia się.

Zdaniem Wykonawcy, konstrukcja zapisu wprowadza nierównorzędną relację w zakresie kar umownych pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą, gdzie temu ostatniemu nie przyznano tak daleko idących gwarancji (w szczególności adekwatnych kar umownych).Nie jest tu więc zachowana jakakolwiek elementarna zasada równości stron. Jak wskazało KIO w wyroku z dnia 17 grudnia 2012 r., sygn. KIO 2631/12; KIO 2655/12 „umowa winna zmierzać do zabezpieczenia interesów obu stron, a kara umowna nie może prowadzić do nieuzasadnionego wzbogacenia po stronie zamawiającego, ponieważ jej celem jest dyscyplinowanie stron do prawidłowego i terminowego wywiązywania się z przyjętych na siebie obowiązków umownych. Zamawiającemu przysługuje uprawnienie żądania od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach, jakie zostały określone w SIWZ. Zamawiający może, o ile nie wykracza poza unormowanie art. 353¹k.c., dowolnie sformułować postanowienia umowne także w zakresie kar umownych, zależnie od sytuacji faktycznej i swoich potrzeb. Jednak, zgodnie z ogólnymi zasadami prawa cywilnego, do których w przypadku regulacji dotyczących umowy odwołuje się p.z.p., nie można prawa podmiotowego nadużywać”.

Należy również podkreślić, że w PZP nie została uregulowana kwestia kar umownych, stąd też w tym wypadku stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego (KC) w tym zakresie, zgodnie z odesłaniem znajdującym się w art. 139 ust. 1 ustawy PZP. Zastosowanie znajdzie więc w tym przypadku kodeksowa regulacja zasady swobody umów (art. 353¹ KC), która nie ma charakteru absolutnego, a jej granice wyznaczają m.in. właściwość stosunku prawnego czy zasady współżycia społecznego. W tej mierze wielokrotnie wypowiadała się też Krajowa Izba Odwoławcza. W uzasadnieniu wyroku z 18 października 2010 r. (sygn. KIO/UZP/2175/10) KIO podkreśliła, iż to zamawiający jest autorem sformułowań zawartych we wzorze umowy, natomiast wykonawca nie ma dużego wpływu na jej kształt. Nie oznacza to jednak, że postanowienia takiej umowy mogą być korzystne tylko dla jednej strony lub nakładać tylko na jedną stronę odpowiednio same obowiązki lub przyznawać jej same przywileje.

Ponadto, jak podniesiono w wyroku z dnia 23 sierpnia 2010 r. (sygn. KIO/UZP1698/10) „Słuszne są twierdzenia odwołującego, że celem wprowadzenia kar umownych jest dyscyplinowanie stron do prawidłowego i terminowego wywiązywania się z przyjętych w umowie obowiązków. Dotyczy to w równej mierze wszystkich uczestników stosunku umownego. Żadne z przepisów prawa, czy to cywilnego czy to zamówień publicznych, nie zakazują, iż pewne obowiązki czy zobowiązania nie mogą być nałożone również na zamawiającego, zwłaszcza jeżeli to od tej strony stosunku umownego zależy w dużej mierze terminowość realizowanego kontraktu. Odwołujący nie neguje wprowadzenia kar umownych we wzorze umowy jako takich, czy też ich wysokości, lecz podkreśla, iż należy dążyć do zachowania równowagi stron stosunku umownego, która w ocenie Izby nie stoi w sprzeczności z właściwością (naturą) stosunku prawnego, ustawą lub zasadami współżycia społecznego. W ocenie składu orzekającego nie są to roszczenia nadmierne, dlatego też skład orzekający Izby uwzględnia zarzut w żądanym przez odwołującego zakresie i nakazuje modyfikację specyfikacji w sposób określony przez odwołującego się w odwołaniu”.

W ocenie Wykonawcy, szczególnie wygórowane są kary umowne w wysokości 100 zł, 400 zł, 600 zł oraz 5000 zł.

Pierwsze trzy wymienione kwoty stanowią bowiem zagrożenie za nienależyte wykonanie obowiązków Wykonawcy, które de facto są jedynie obowiązkami technicznymi- ich jakoś nie wpłynie bezpośrednio na szybkość i jakoś wykonywania usług pocztowych. Przykładowo- doręczenie zestawień i dokumentów nadawczych już następnego dnia roboczego ma na celu oczywiście zapewnienie sprawnego obiegu dokumentów. Opóźnienie w ich dostarczeniu nie spowoduje jednak u Zamawiającego żadnej szkody, należy zaś pamiętać że celem kar umownych jest właśnie naprawa szkód wywołanych przez działania lub zaniechania Wykonawcy. W tej sytuacji oraz w wielu innych, które Zamawiający zagroził karami umownymi, nie dojdzie do powstania żadnego realnego ubytku. To samo tyczy się choćby obowiązku doręczeń przesyłek do Zamawiającego. Nadto- wskazać należy, że ta kara została sformułowana nieprecyzyjnie, gdyż oczywistym jest, że Wykonawca niekoniecznie będzie miał do doręczenia Zamawiającemu przesyłki każdego dnia lub że takie przesyłki mogą być także doręczane przez innych Operatorów Pocztowych, na których działania Wykonawca nie ma względu. Zawsze bowiem to nadawca decyduje o operatorze, z którym zawrze usługę pocztową.

Jakkolwiek, Wykonawca przyznaje że wskazane sytuacje należą do obowiązków Wykonawcy, głównie z powodu zapisów §4 wzoru umowy. Nie może to jednak powodować sytuacji, w której Zamawiający będzie swobodnie kształtował wysokość kar, gdyż nawet pomimo trybu podpisywania umowy zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych, jej strony są sobie równe. Zaistniała sytuacja powoduje jednak, że Zamawiający działa jako strona nadrzędna. Świadczy o tym choćby nierówno rzędność w ilości zastrzeżonych kar umownych za działania Zamawiającego.

W związku z powyższym, ocena Wykonawcy co do rażąco wygórowanej wysokości kar umownych zastrzeżonych przez Zamawiającego jest słuszna i zasadna. Trafny jest również argument o drastycznie nierównorzędnej pozycji stron umowy, które cytowane zapisy wzoru umowy wprowadzają.

Czy wobec powyższego, Zamawiający dopuszcza możliwość rewizji swojego stanowiska w zakresie kar umownych i stosownego ograniczenia ich wysokości, zakresu stosowania itp., tak by wprowadzić zgodną z prawem i równorzędną relację łączącą Zamawiającego z Wykonawcą i pozbawienia kar umownych charakteru rażąco wygórowanych? Wykonawca wnosi o obniżenie kar umownych z ust. 2 pkt b,c,e,f,g,h,i,j. Wykonawca proponuje ustalenie kary umownej na poziomie dwukrotności wartości jednego odbioru przesyłek – w przypadku braku odbioru zaś kar za nienależyte wykonanie danych usług również na poziomie dwukrotności ich wartości. W innym bowiem przypadku, choćby nieprawidłowe wypełnienie druku ZPO, która to usługa jest warta zapewne kilka złotych, będzie Wykonawcę kosztowało aż 400 zł co powinno być niedopuszczalne.

Odpowiedź nr 3:

Zamawiający nie wyraża zgody na zaproponowaną zmianę.

Pytanie nr 4:

Czy w związku z określeniem we wzorcu umowy stanowiącym załącznik do SIWZ (par. 4 ust. 16) wymogu określenia wzoru znaku opłaty pocztowej, Wykonawca dobrze rozumie, iż przedmiotem niniejszego postępowania jest świadczenie usług pocztowych opłacanych wyłącznie w formie bezgotówkowej (z dołu), bez możliwości oklejania przesyłek znaczkami pocztowymi?

Odpowiedź nr 4:

Zamawiający wyjaśnia, że znaczek opłaty pocztowej zastąpi pieczęć wykonana według wzoru dostarczonego przez Wykonawcę. Oznacza to, że znaczek opłaty pocztowej zostanie zastąpiony przez pieczęć, po wykonaniu jej przez Zamawiającego na podstawie wzoru Wykonawcy, w skali 1:1.

Pytanie nr 5:

Czy Wykonawca dobrze rozumie, iż Zamawiający z uwagi na swoje bardzo istotne realizowane zadania nie dopuszcza możliwości nadawania przesyłek pocztowych określonych w niniejszym Zamówieniu z naniesioną przez tzw. podmiot trzeci nie będący stroną umowy, a będący podwykonawcą Oferenta adnotacją na przyjętych do nadania przesyłkach lub/i książkach nadawczych: „w imieniu” lub/i „na rzecz” EKOSYSTEM sp. z o.o.?

Przykład strony adresowej przesyłki Zamawiającego z zamieszczonym przez podwykonawcę dopiskiem:

„ABCDE……… (nazwa firmy nie będącej stroną umowy z Zamawiającym)

na rzecz lub/i w imieniu

EKOSYSTEM sp. z o.o.

Odpowiedź nr 5:

Zamawiający na obecnym etapie nie dopuszcza możliwości nadawania przesyłek pocztowych z naniesioną na przesyłkach pocztowych oraz książkach nadawczych adnotacją „w imieniu” lub/i „na rzecz” Ekosystem. Zamawiający zastrzegł w § 14 ust. 1 pkt 4 projektu umowy zmianę sposobu wykonywania przedmiotu umowy wraz ze skutkami wprowadzenia takiej zmiany, przy czym w/w zmiana spowodowana może być okolicznościami zaistniałymi w trakcie realizacji przedmiotu umowy.

Pytanie nr 6:

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość umieszczania przez Wykonawcę na przesyłkach adresów lub/i nazw nie związanych z adresem adresata?

Odpowiedź nr 6:

Zamawiający dopuszcza, aby na kopercie oprócz danych wskazanych przez Zamawiającego znajdowały się informacje o opłacie za usługę pocztową związane ze świadczeniem części zamówienia przez podwykonawców, ewentualnie inne informacje związane z obiegiem przesyłek pocztowych. Zamawiający nie dopuszcza umieszczania przez Wykonawcę na przesyłkach adresów lub/i nazw niezwiązanych z adresem adresata oraz reklam.

Pytanie nr 7:

Czy Zamawiający dopuszcza wprowadzenie do zawieranej w ramach niniejszego postępowania umowy (wzorzec umowy) zapisu: „Jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie podatku od towarów i usług, Zamawiający zobowiązuje się do uiszczenia opłaty powiększonej o podatek od towarów i usług według obowiązującej stawki”?

Odpowiedź nr 7:

Zamawiający w § 14 ust. 1 projektu umowy przewidział możliwość dokonania istotnych zmian postanowień zawartej umowy.

Pytanie nr 8:

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość oznaczania przesyłki listowej na stronie adresowej, w celu rozróżnienia jej charakteru (usługa powszechna, niepowszechna)?

Odpowiedź nr 8:

Zamawiający dopuszcza możliwość oznaczenia przez Wykonawcę przesyłki listowej na stronie adresowej, w celu rozróżnienia jej charakteru.

Pytanie nr 9:

Czy z uwagi na istotny charakter nadawanej korespondencji, Zamawiający wymaga, aby w przypadku możliwości realizacji usług przez podwykonawców – Wykonawcę łączyła z podwykonawcami pisemna umowa, czy też posiadanie takiej umowy nie stanowi istotnego warunku? Jeżeli tak, czy Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu umowę z podwykonawcą najpóźniej w dniu podpisania umowy?

Odpowiedź nr 9:

Zamawiający dopuszcza możliwość korzystania przy wykonaniu zamówienia z usług Podwykonawców, z tym że Wykonawca odpowiadać będzie za działania i zaniechanie działań Podwykonawcy jak za swoje własne. Zamawiający nie określa warunków, jakie mają łączyć Wykonawcę oraz jego Podwykonawców.

Pytanie nr 10:

Czy określone we wzorcu umowy stanowiącym załącznik do SIWZ (par. 3 ust.8) uprawnienie Zamawiającego do zlecenia usługi innemu operatorowi dotyczy przypadku nie odebrania przesyłek w wyznaczonym dniu i czasie, z wyłącznej winy Wykonawcy, która wyłącza naruszenie umowy ze strony Zamawiającego? W jaki sposób ustalane będą koszty, czy za samą czynność odbioru, czy też za wszystkie przesyłki, które zostały nie odebrane i czy Wykonawca będzie miał wpływ na wybór innego operatora skoro ma być obciążany kosztami? Wykonawca wnosi o zmianę dotychczasowego zapisu par. 9 ust. 1 pkt. 2 lit. b) na nowe brzmienie: „w wysokości 200% opłaty za jeden odbiór”.

Odpowiedź nr 10:

Uprawnienie Zamawiającego, o którym mowa w § 3 ust. 8 projektu umowy dotyczy nieodebrania przez Wykonawcę od Zamawiającego przesyłek pocztowych w wyznaczonym dniu i czasie, z winy Wykonawcy. Wykonawca będzie obciążony kosztami realizacji usługi w zakresie określonym przedmiotem umowy. Zamawiający sam dokona wyboru innego operatora pocztowego. Zamawiający nie wyraża zgody na zaproponowaną zmianę dotyczącą § 9 ust. 1 pkt 2 lit. b) projektu umowy.

Pytanie nr 11:

Czy Wykonawca dobrze rozumie, iż określenie „przesyłka lokalna” charakteryzuje przesyłki nadane przez Zamawiającego do odbiorców z obszaru administracyjnego miasta Wrocławia?

Odpowiedź nr 11:

Zamawiający wyjaśnia, że określenie „przesyłka lokalna” oznacza przesyłki nadane przez Zamawiającego do odbiorców z obszaru administracyjnego miasta Wrocławia.

Pytanie nr 12:

Wykonawca wnosi o usunięcie treści wzorca umowy SIWZ par. 9 ust. 1 pkt 2) lit. b) – j) z uwagi na fakt, iż zapisy te nierównoprawnie obciążają strony obowiązkiem zapłaty kar. Wg umowy Zamawiający winien zapłacić karę wyłącznie w przypadku odstąpienia od umowy z winy Zamawiającego /par. 9 ust. 1 pkt 1/ – brak kar za niewywiązywanie się z obowiązków określonych w par. 3 umowy.

Wykonawca winien zapłacić karę praktycznie za nienależyte wykonanie każdego z obowiązków określonych w umowie /pkt 2) lit. b)-j)/. Umowa nie ma na celu osiągania przez Zamawiającego przychodu związanego z nienależytym wykonywaniem przez Wykonawcę każdego, nawet nie najbardziej istotnego obowiązku. Nadto, zapis umowy upoważniający Zamawiającego do odstąpienia od umowy, powinien być wystarczający do zdyscyplinowania Wykonawcy – a taki powinien być cel kary. Jeśli Wykonawca nie będzie się należycie wywiązywał z umowy, Zamawiający zgodnie z zapisem par. 13 ust. 2 może odstąpić od umowy i Wykonawca zapłaci karę z tego tytułu. Sama okoliczność utraty spodziewanego przez Wykonawcę wynagrodzenia związana z odstąpieniem od umowy również jest dolegliwa dla Wykonawcy. Zamawiający również ma obowiązki określone w treści umowy, jednak ich niewykonanie lub nienależyte wykonanie nie jest związane z obowiązkiem zapłaty jakichkolwiek kar. Również sama ustawa Prawo pocztowe określa kary i odszkodowania, także w zakresie nienależytego wykonania usługi doręczenia przesyłek pocztowych doręczanych w trybie określonym w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz w trybie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, 1101 i 1342) – art. 89.

Odpowiedź nr 12:

Zamawiający nie wyraża zgody na zaproponowaną zmianę.

Pytanie nr 13:

Czy Zamawiający dopuszcza uzupełnienie dotychczasowego zapisu par. 13 wzorca umowy SIWZ o nowy punkt: W przypadku nie dotrzymywania przez Zamawiającego przy nadawaniu przesyłek warunków umowy, Wykonawca może wezwać go do zaniechania naruszeń i wyznaczyć w tym celu odpowiedni termin. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu Wykonawca może w terminie 14 dni od otrzymania wezwania umowę rozwiązać bez wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym.

Odpowiedź nr 13:

Zamawiający nie wyraża zgody na zaproponowaną zmianę.

Pytanie nr 14:

Czy w przypadku podjęcia decyzji przez Zamawiającego o dopuszczeniu nadawania przesyłek objętych zamówieniem przez posłańca, Zamawiający jest gotów na wykonywanie dodatkowych czynności (co bezpośrednio może przełożyć się na wzrost pracochłonności i zwiększenie kosztów ponoszonych przez Zamawiającego)? Z uwagi na powyższe, Wykonawca prosi o odpowiedź na poniższe pytania:

1) Czy Zamawiający zakłada, iż odbiór awizowanych przesyłek, które nie byłyby realizowane przez operatora pocztowego byłby możliwy w różnych placówkach pocztowych – zarówno operatora wyznaczonego jak i innego operatora?

2) Czy Zamawiający uwzględnił, iż Prawo pocztowe (Rozdział 8 ) przewiduje odpowiedzialność operatora pocztowego za świadczoną przez niego usługę? W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy Zamawiający nie będzie mógł dochodzić odszkodowania od pośrednika ponieważ pośrednik nie będzie realizował dla niego usługi pocztowej.

3) Czy Zamawiający uwzględnił, iż w przypadku świadczenia usług przez pośrednika na Zamawiającym będzie spoczywał obowiązek uiszczenia opłaty za zwrot przesyłki do Nadawcy (po wyczerpaniu możliwości jej doręczenia adresatowi)? To element występujący w przypadkach odmowy przyjęcia przesyłki przez adresata bądź nieodebrania przesyłki po awizacji w określonym przepisami czasie. Stawka opłaty za zwrot przesyłki rejestrowanej po wyczerpaniu możliwości doręczenia/wydania odbiorcy, której nadanie zostało opłacone znaczkiem pocztowym, pobierana byłaby na podstawie oraz zgodnie z cennikiem usług powszechnych w obrocie krajowym i zagranicznym od Nadawcy tj. Zamawiającego. Opłata zostanie pobrana w formie gotówki, przed wydaniem przesyłki przez listonosza. Podstawę prawną do żądania zapłaty za zwrot przesyłek stanowi art. 32 Prawa pocztowego, zgodnie z którym: Przesyłkę pocztową, której nie można doręczyć adresatowi, operator pocztowy, który zawarł z nadawcą umowę o świadczenie usługi pocztowej, zwraca nadawcy. Za czynności związane ze zwrotem przesyłki operator ten może żądać uiszczenia opłaty w wysokości określonej w cenniku usług pocztowych albo w cenniku usług powszechnych albo w umowie.

4) Czy Zamawiający jest świadomy, iż będzie zobowiązany dołączać różne druki potwierdzenia odbioru do nadawanych przesyłek – jedne wymagane przez operatora wyznaczonego, zaś drugie wymagane przez innego operatora? Wykonawca nadmienia, także że w takiej sytuacji będzie następować inny sposób wykonania usługi – właściwy dla danego operatora pocztowego, przy czym na druku potwierdzenia odbioru będzie pojawiać się jako nadawca przesyłki nazwa operatora pocztowego, który w imieniu i na rzecz będzie nadawał przesyłki u operatora pocztowego. Powyższe budzi ryzyko, możliwości wykorzystania takiego dowodu odbioru przesyłki w postępowaniach prowadzonych przez Zamawiającego jako dowodu.

5) Czy Zamawiający analizował czy i w jaki sposób będzie dokonywał rozliczeń z pośrednikiem w zakresie zwrotu poniesionych opłat na rzecz operatora wyznaczonego za zwroty przesyłek? Jakie skutki wywoła to rozliczenia na gruncie podatku VAT? Ustawa o podatku VAT przewiduje dwie możliwości rozliczenia kosztów poniesionych przez jedne podmiot ale związanych z działalnością innego podmiotu:

1. Poprzez refakturowanie (art.8 ust. 2a ustawy o VAT), bądź
2. Na zasadzie zwrotu kosztów (art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT)

Zgodnie ze stanowiskiem wyrażonym przez renomowanych doradców podatkowych, a wynikającym z obowiązujących przepisów oraz licznym orzecznictwie w kwestiach podatkowych w przypadku kosztów ponoszonych przez Zamawiającego na rzecz Operatora wyznaczonego z tytułu zwrotów nieodebranych przesyłek brak będzie podstaw do refakturowania. Zamawiający jako nadawca przesyłek będzie bowiem w takiej sytuacji nabywcą i ostatecznym beneficjentem usług Operatora wyznaczonego. Zamawiający będzie wówczas występował jako nabywca usług we własnym imieniu i na własną rzecz, nie zaś jako podmiot biorący udział w świadczeniu usług na rzecz osoby trzeciej – faktycznego beneficjenta usługi, jak to zostało określone w art.8 ust. 2a ustawy o VAT.

Natomiast zwrot kosztów, o którym mowa w art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT, jest dokonywany poza rozliczeniami VAT. Zgodnie ze wspomnianym przepisem, „podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku”. Dla zastosowania tej regulacji konieczne jest wystąpienie podatnika działającego w imieniu i na rzecz podmiotu, za który poniósł koszty (czy w tej sytuacji Zamawiający świadczy usługi dla rzecz innego operatora pocztowego?).

Jednym z obowiązków nałożonych na podatnika VAT jest dokumentowanie czynności podlegających opodatkowaniu VAT dokonanych na rzecz podmiotów za pomocą faktur (art. 106b ust. 1). Przepisy podatkowe szczegółowo regulują sposób wystawienia faktury, a także zakres danych, jakie powinny zostać ujęte na fakturze. Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, faktura powinna zawierać m.in. datę wystawienia, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług.

6) Czy Zamawiający, w przypadku dopuszczenia możliwości nadawania przesyłek przez operatora pocztowego w imieniu i na rzecz Zamawiającego, jest świadomy, iż faktycznym Nadawcą przesyłek będzie wówczas operator pocztowy, a nie Zamawiający? Powyższe może budzić wątpliwości adresatów przesyłek oraz organów, którym Zamawiający będzie przedstawiał dowody nadania korespondencji.

7) Czy Zamawiający, w przypadku dopuszczenia możliwości nadawania przesyłek przez operatora pocztowego w imieniu i na rzecz Zamawiającego, dokona modyfikacji treści SIWZ w taki sposób, aby jednoznacznie zostały opisane wszystkie warunki świadczenia usług zarówno usług pocztowych jak usługi pośrednictwa, bowiem w przypadku braku stosownych zmian, samo dopuszczenia nadawania przesyłek w imieniu i na rzecz Zamawiającego powoduje, że zapisy SIWZ będą stały w sprzeczności z obowiązującymi przepisami prawa, w tym Ustawą Prawo pocztowe.

8 ) Czy Zamawiający akceptuje ryzyko związane z opóźnieniem nadania przesyłek przez operatora pocztowego, dla których dzień nadania przesyłki ma być ostatnim dniem na zachowanie terminu określonego w kpc, kpk, kpa i Ordynacji podatkowej? Czy Zamawiający uwzględnił, iż to Zamawiający poniesie konsekwencje wynikające z niedochowania terminu złożenia pisma w ostatnim dniu?

Odpowiedź nr 14:

Zamawiający nie przewiduje nadawania przesyłek objętych zamówieniem przez posłańca.

Pytanie nr 15:

Czy mając na uwadze najnowsze orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej, podkreślające walor kryteriów oceny ofert o charakterze społecznym, na które położył nacisk sam ustawodawca w ostatniej nowelizacji ustawy Pzp (ustawa z dnia 29 sierpnia 2014 r. o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych, Dz. U. dnia 18 września 2014 r., dalej jako „ustawa nowelizująca”) Zamawiający dokona modyfikacji treści SIWZ w zakresie Części VIII poprzez dodanie obok wymienionych kryteriów, kryterium „społecznego”, przez które należy rozumieć liczbę osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (cały etat), którym zostanie powierzona realizacja przedmiotu zamówienia (dalej jako „kryterium społeczne”) oraz w związku z powyższym dokona odpowiednich zmian dokumentacji dotyczącej Postępowania. Wykonawca wskazuje, iż konsekwencją wprowadzenia wskazanego kryterium powinno być m.in. równoczesne przewidzenie mechanizmów weryfikacyjnych dotyczących poziomu zatrudnienia podczas realizacji zamówienia. Jako przykład ww. mechanizmu weryfikacyjnego Wykonawca wskazuje na możliwość zamieszczenia we wzorze umowy zastrzeżenia o następującej treści:

„Wykonawca zobowiązuje się do przekazywania Zamawiającemu kwartalnych raportów (do 15 dnia następnego miesiąca kalendarzowego) obejmujących informacje o liczbie osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, którym zostanie powierzona realizacja przedmiotu zamówienia.”

Wykonawca wskazuje, iż ustawodawca nadając ustawą nowelizującą nowe brzmienie art. 91 ust. 2 ustawy Pzp, położył wyraźny nacisk na posługiwanie się kryteriami społecznymi w ramach wyboru oferty najkorzystniejszej, co potwierdził również w uzasadnieniu do ustawy, gdzie wskazane zostało, że obecna sytuacja, w której zamówienia publiczne są udzielane podmiotom omijającym nakaz z art. 22 § 11 Kodeksu pracy jest demoralizująca. Okazuje się, bowiem, że pomimo jasnego nakazu przepisu prawa, to samo państwo, które to prawo ustanowiło wspiera omijających przepisy. Innymi słowy samo państwo lekceważy ustanowione przez siebie prawo. Z pragmatycznego punktu widzenia skutki są nawet dalej idące. Praworządni przedsiębiorcy są stopniowo eliminowani z rynku zamówień publicznych. Tolerowanie nieformalnego zatrudnienia na rynku zamówień publicznych niesie za sobą osłabienie pewności obrotu gospodarczego. Koszty tego procesu ponoszą nie tylko pracodawcy, ale także ich pracownicy, system zabezpieczenia społecznego, system opieki zdrowotnej i w konsekwencji – budżet państwa. […] Obecny stan wymaga pilnej i radykalnej poprawy. Wydatki publiczne powinny wspierać rzetelnych i praworządnych uczestników rynku i ich pracowników.

Stanowisko ustawodawcy, o którym mowa powyżej, jest wynikiem treści dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych 2014/24/UE, która nałożyła na Państwa Członkowskie obowiązek podejmowania działań, aby wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego przestrzegali stosownych przepisów z zakresu prawa ochrony środowiska, prawa socjalnego i prawa pracy[1]. Zatem w ustawie nowelizującej przyznano zamawiającemu tak uprawnienie do określenia w opisie przedmiotu zamówienia wymagań, dotyczących zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności w trakcie realizacji zamówienia na roboty budowlane lub usługi, jeżeli jest to uzasadnione przedmiotem lub charakterem tych czynności (art. 29 ust. 4 pkt 4 ustawy Pzp), jak i możliwość takiego kształtowania kryteriów oceny ofert, które uwzględniać będą m.in. aspekty społeczne.

Podkreślenia w tym aspekcie wymaga, bowiem to, że celem wprowadzenia kryteriów społecznych do kryteriów oceny ofert, zrealizowanym poprzez znowelizowane brzmienie art. 91 ust. 2 ustawy Pzp było, zatem premiowanie tych wykonawców, którzy w swojej działalności respektują zasady praworządności i dbałości o dobro wspólne i wyrównywanie ich szans w przetargach, w których konfrontują się z wykonawcami obniżającymi koszty swojej działalności kosztem wartości istotnych z punktu widzenia interesu państwa. Co za tym idzie, społeczne kryterium oceny ofert w postaci zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, ma w takiej sytuacji niwelować dysproporcję związaną z możliwością wyceny usług, występującą pomiędzy podmiotami zatrudniającymi pracowników na podstawie umowy o pracę a tymi, którzy nakaz z art. 22§1 Kodeksu Pracy omijają[2]. W związku z tym, posługiwanie się kryteriami społecznymi przy ocenie ofert, nie tylko nie zaprzecza konkurencyjności, ale umożliwia pełną realizację tej zasady i rzeczywistą konkurencję między operatorami pocztowymi[3]. Ponadto analiza niniejszego Postępowania pozwala na stwierdzenie, iż ustanowienie tego rodzaju kryterium jest zasadne z uwagi na przedmiot Postępowania i charakter czynności wchodzących w zakres niniejszego zamówienia, tj. ze względu na ochronę tajemnicy korespondencji. Zaznaczenia wymaga również fakt, iż wiele analogicznych postępowań na świadczenie usług pocztowych jest obecnie prowadzonych (po wejściu w życie ustawy nowelizującej) z zastosowaniem kryterium społecznego oceny ofert lub podkreśla się w nich wymóg zatrudniania osób wykonujących dane zamówienie na podstawie umów o pracę. Przykładowo są to postępowania prowadzone przez: (i) Sąd Apelacyjny w Krakowie reprezentowany przez Centrum Zakupów dla Sądownictwa Instytucja Gospodarki Budżetowej z siedzibą w Krakowie (nr postępowania: ZP/01/2015), (ii) Komendę Główną Policji, z siedzibą w Warszawie (nr postępowania: 125/BŁiI/15/TG), czy też (iii) Narodowy Bank Polski, z siedzibą w Warszawie (nr postępowania: DKRZ-WPO-RS-243-041-DA-15). Wskazać zatem należy, iż stanowisko Zamawiającego zajęte dotychczas w Postępowaniu, mówiące o tym, że przedmiot niniejszego zamówienia lub charakter wykonywanych w nim czynności nie wypełnia dyspozycji normy wyrażonej w art. 29 ust. 4 ustawy Pzp, jest odosobnione. Jednocześnie takie zachowanie Zamawiającego powoduje, iż de facto nie dąży on do popularyzacji umów o pracę oraz nie realizuje wszystkich funkcji zamówień publicznych, na które wskazuje Krajowa Izba Odwoławcza w powołanych poniżej wyrokach. Jak podkreślono na wstępie niniejszego pisma, na duże znaczenie kryterium społecznego oraz jego walory wskazuje również najnowsze orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej. W wyroku z dnia 15 czerwca 2015 r., sygn. akt KIO 1040/15 Izba stwierdziła, iż zamawiający mają prawo wprowadzania do kryteriów oceny ofert klauzul o charakterze społecznym, na które położył nacisk sam ustawodawca w ostatniej nowelizacji. Co więcej pokreśliła, że zamówienia publiczne muszą realizować także społeczne obowiązki państwa, w tym obowiązki związane z zatrudnieniem i jego promocji. Ponadto wskazała, iż w żadnym stopniu kryterium społeczne nie narusza zasad uczciwej konkurencji – każdy z wykonawców ma dowolność, co do przyjętej przez siebie polityki zatrudnienia i strategii budowania przez siebie treści oferty, tj. czy zdecyduje się na zawiązywanie współpracy na podstawie umowy o pracę, co rodzić będzie większe koszty czy też zdecyduje się na cywilnoprawne formy współpracy, umożliwiające obniżenie kosztów i zaoferowanie niższej ceny. W uzasadnieniu ww. orzeczenia Izba wyraźnie stwierdziła, że wymóg zatrudnienia na umowę o pracę jest dopuszczalny zgodnie z art. 29 ust. 4 ustawy Pzp w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego na usługi pocztowe z uwagi na charakter tych zamówień. „W ocenie Izby fakt spełnienia tych przesłanek jest oczywisty. Świadczenie usług pocztowych niewątpliwie wymaga takiej organizacji, gdzie określone jest miejsce, czas realizacji zadań, a w dodatku po stronie wykonawcy musi istnieć atrybut w postaci możliwości sprawowania kierownictwa nad zaangażowanym personelem. Brak któregokolwiek z tych elementów nie pozwalałby na należyte wykonanie zamówienia na rzecz Zamawiającego”. Izba dodatkowo zwróciła uwagę na palący problem „eliminacji z rynku zamówień publicznych” praworządnych przedsiębiorców oraz na fakt, że „tolerowanie nieformalnego zatrudnienia na rynku zamówień publicznych niesie za sobą osłabienie pewności obrotu gospodarczego”. „Koszty tego procesu ponoszą nie tylko pracodawcy, ale także ich pracownicy, system zabezpieczenia społecznego, system opieki zdrowotnej i w konsekwencji budżet państwa”. Mając powyższe na uwadze Izba zaapelowała: „Obecny stan wymaga pilnej i radykalnej poprawy. Wydatki publiczne powinny wspierać rzetelnych i praworządnych uczestników rynku i ich pracowników. Stąd, w przypadku gdy charakter zamówienia publicznego to uzasadnia, potrzebne jest wyraźne upoważnienie zamawiających do stawiania warunku angażowania personelu na podstawie umowy o pracę (…) Zamówienia publiczne muszą być postrzegane także jako instrument realizacji społecznych obowiązków państwa, w tym obowiązku ochrony stosunku pracy i jego promocji (…)” Można oczekiwać, że Zamawiający, który jest instytucją powołaną do ochrony stosunku pracy nie pozostawi tego apelu bez odpowiedzi.

Podobnie, KIO w wyroku z dnia 4 grudnia 2014 r., sygn. akt 2354/14, uznała – w odniesieniu do zbliżonego przedmiotu zamówienia (tj. postępowania na świadczenie usług pocztowych i usług personalizowania, wydruku, konfekcjonowania, kopertowania i doręczania korespondencji) za dopuszczalny wymóg, aby osoby realizujące usługę w zakresie personalizowania, wydruku, konfekcjonowania i kopertowania były zatrudnione na podstawie umowy o pracę. Krajowa Izba Odwoławcza ww. orzeczeniu podkreśliła, że „regulacja w oparciu, o którą Zamawiający wprowadził do SIWZ wskazany wymóg zatrudniania pracowników ma charakter klauzuli społecznej dopuszczonej do polskiej ustawy Pzp przez ustawodawcę krajowego, a także wskazywanej jako jak najbardziej pożądaną także przez ustawodawcę europejskiego. Stosowanie w ramach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego tej klauzuli potwierdza też działania polskiego ustawodawcy nakierowane na ochronę stosunku pracy.”

Wykonawca wnioskuje do Zamawiającego o rozszerzenie kryterium oceny ofert o następujący warunek:

– Liczba osób zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę – 30%

Sposób obliczania kryterium „Liczba pracowników wykonawcy zatrudnionych w działalności operacyjnej wykonawcy na umowę o pracę, w przeliczeniu na pełnozatrudnionych, według stanu na ……..2015 r.

            Zx

Z = –––––––– × 30 punktów

        Z max

gdzie:

1. Z = liczba punktów za kryterium „Liczba pracowników wykonawcy zatrudnionych w działalności operacyjnej wykonawcy na umowę o pracę, w przeliczeniu na pełnozatrudnionych, według stanu na …………….2015 r.
2. Zx = liczba pracowników wykonawcy zatrudnionych w działalności operacyjnej wykonawcy na umowę o pracę, w przeliczeniu na pełnozatrudnionych, według stanu na ………….2015 r. wynikająca z oferty badanej;
3. Z max = największa liczba pracowników wykonawcy zatrudnionych w działalności operacyjnej wykonawcy na umowę o pracę, w przeliczeniu na pełnozatrudnionych, według stanu na …….2015 r. wynikający z ofert, które nie podlegają odrzuceniu.
4. Przez działalność operacyjną Zamawiający rozumie działalność Wykonawcy związaną z realizacją usług objętych niniejszym postępowaniem w zakresie: odbierania i dostarczania korespondencji, obsługi korespondencji w placówkach pocztowych, spedycji i transportu, czynności ekspedycyjno-rozdzielczych, z uwzględnieniem osób zatrudnionych u wykonawcy i jego podwykonawców.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów. Punkty będą liczone do dwóch miejsc po przecinku.

Podsumowując powyższe, Wykonawca wnosi o dokonanie wskazanej modyfikacji SIWZ poprzez dodanie kryterium społecznego oraz dokonanie odpowiednich zmian w dokumentacji dotyczącej Postępowania.

Odpowiedź nr 15:

Zamawiający nie wyraża zgody na zaproponowaną zmianę.

Ekosystem Sp. z o.o. informuje, że zgodnie z art. 38 ust. 6 ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. Nr 907 ze zm.) w w/w postępowaniu zmienia się termin:

– składania ofert – do dnia 29.10.2015 r. do godz. 9³⁰,

– otwarcia ofert – na dzień 29.10.2015 r. o godz. 10⁰⁰.