ekosystem
Biuletyn Informacji Publicznej

Odpowiedzi nr 1-5 na pytania do SIWZ

Ekosystem Sp. z o.o., zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. Nr 907 ze zm.) w związku z zapytaniami wyjaśnia:

Pytanie nr 1:

Czy Zamawiający w ramach przedmiotu zamówienia przewiduje nadawanie przesyłek wymagających zastosowania przepisu art. 57 § 5 pkt. 2 KPA, art. 12 § 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej lub ew. innych analogicznych przepisów, np. art. 165 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego (w brzmieniu przewidzianym nowelizacjami dokonanymi przez nowe Prawo pocztowe), tj. pism w postępowaniach, w których Zamawiający jest stroną, a dla wywołania określonych w przepisach skutków (tj. zachowaniem terminu do wniesienia pisma w przypadku nadawania przesyłki w ostatnim dniu terminów procesowych) konieczne jest pośrednictwo operatora wyznaczonego?

Art. 165 § 2 KPC

Oddanie pisma procesowego w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe lub w placówce pocztowej operatora świadczącego pocztowe usługi powszechne w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej jest równoznaczne z wniesieniem go do sądu.

Art. 57 § 5 pkt 2 KPA:

Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało:

2) nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego,

Art. 12 § 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej:

Art. 12 § 6 Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało:

2) nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego albo złożone w polskim urzędzie konsularnym;

Dla przykładu, pisma wymagające zastosowania powyższych przepisów to np. apelacje, odwołania, wysyłane za pośrednictwem poczty w ostatni dzień terminów procesowych, dla których – celem wywołania skutku, że z chwilą nadania zostały wniesione do sądu, konieczne jest pośrednictwo operatora wyznaczonego.

Pisma takie jak wydawane przez Zamawiającego decyzje, wezwania, zaświadczenia, nie wymagają stosowania powyższego trybu, gdyż, zgodnie z art. 39 KPA, 144 Ordynacji podatkowej itp., nadanie ich za pośrednictwem każdego z operatorów pocztowych legitymujących się wpisem do rejestru operatorów pocztowych będzie tak samo skuteczne.

W związku z powyższym Wykonawca zwraca się o udzielenie odpowiedzi w przedmiocie wskazanej we wstępie do niniejszego pytania interpretacji, co do rozumienia przedmiotu zamówienia w niniejszym postępowaniu.

Odpowiedź nr 1:

Zamawiający nie przewiduje nadawania przesyłek wymagających zastosowania przepisu art. 57 § 5 pkt 5 KPA, art. 12 § 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej lub innych analogicznych przepisów.

Zamawiający przewiduje konieczność nadawania części przesyłek w sposób określony w art. 144 Ordynacji podatkowej „Organ podatkowy doręcza pisma za pokwitowaniem przez opera pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 – Prawo pocztowe, swoich pracowników lub przez osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów. W przypadku gdy organem podatkowym jest wójt, burmistrz (prezydent miasta), pism może doręczać sołtys za pokwitowaniem”. W związku z powyższym Zamawiający nie widzi konieczności wyłączenia z przedmiotowego zamówienia ani sporządzenia odrębnego wykazu przesyłek rejestrowanych, których doręczenia powinny być realizowane zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego oraz Ordynacji podatkowej.

Pytanie nr 2:

Jeżeli Zamawiający przewiduje konieczność nadawania części przesyłek w sposób określony w art. 57 § 5 pkt. 2 KPA, art. 12 § 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej oraz pism sądowych za pośrednictwem operatora wyznaczonego, to:

1) czy dopuszcza możliwość wyłączenia takich przesyłek z zakresu przedmiotu zamówienia i niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego?

Ze względu na swoją specyfikę, a więc konieczność posługiwania się w tym zakresie operatorem wyznaczonym, uzasadnione jest wyłączenie powyższych przesyłek i wszczęcie w tym zakresie osobnego postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego obejmującego wyłącznie tego rodzaju przesyłki. Wykonawca informuje, że wyłączenie tych przesyłek wpłynie na cenę oferty Wykonawcy, a także innych Wykonawców przystępujących do postępowania i w istotny sposób wpłynie na zwiększenie konkurencyjności postępowania. Brak konieczności uwzględniania w kosztach nadawania ww. przesyłek pozwoli Wykonawcy na zaproponowanie najbardziej optymalnych dla Zamawiającego warunków cenowych. Co więcej, również konkurenci Wykonawcy, przede wszystkim operator wyznaczony – Poczta Polska S.A., wiedząc o zwiększeniu konkurencji, będą zmuszeni do obniżenia proponowanych cen ofertowych.

2) ewentualnie, czy Zamawiający dopuszcza możliwość sporządzenia odrębnego wykazu przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego lub ich oznakowania w określony sposób – w celu wydzielenia i nadania przez Wykonawcę u operatora wyznaczonego w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego?

Wykonawca informuje, że w tym przypadku będzie stosował następujący tryb: wydzielone przesyłki pocztowe, po ich odebraniu od Zamawiającego, w tym samym dniu zostaną dostarczone do placówki operatora wyznaczonego i nadane w imieniu Zamawiającego, Wykonawca następnie dostarczy Zamawiającemu uzyskane potwierdzenie nadania. Wykonawca będzie tylko pośrednikiem między Zamawiającym a operatorem wyznaczonym, nadanie przesyłek nastąpi w imieniu i na rzecz Zamawiającego, nie zmieni jednak danych Zamawiającego na kopercie. Sposób oznaczenia wniesienia opłaty pocztowej ustalony z Zamawiającym zastąpią znaki opłaty pocztowej stosowane przez operatora wyznaczonego.

Wykonawca podkreśla, że Poczta Polska S.A. jako operator wyznaczony zobowiązany do świadczenia powszechnej usługi pocztowej ma obowiązek zrealizować usługę i nie może odmówić w tym zakresie zawarcia umowy o świadczenie usług pocztowych niezależnie od łączących ją stosunków z Wykonawcą.

Powyższe działanie ma bardzo istotne znaczenie z punktu widzenia interesów Zamawiającego. W sytuacji bowiem gdy Zamawiający jest stroną np. postępowania cywilnego i zależy mu na złożeniu pisma w terminie wynikającym z konkretnej procedury, winien taką przesyłkę wydzielić i wskazać operatorowi pocztowemu, że powinna być ona doręczona przez operatora wyznaczonego. W przeciwnym wypadku negatywne skutki procesowe (uchybienie terminu np. do wniesienia apelacji) poniesie Zamawiający, który nie poinformuje operatora pocztowego o charakterze przesyłki, na co ten ostatni nie miał żadnego wpływu.

Możliwa jest również w tym zakresie sytuacja, że przesyłki muszą być przekazane operatorowi na tyle wcześnie do doręczenia, aby przesyłka „fizycznie” trafiła do organu/sądu w terminie przewidzianym na dokonanie danej czynności procesowej. Niemniej wymaga to współpracy z Zamawiającym i najpierw wyodrębnienia przesyłek, które muszą być nadane w trybach według ww. procedur.

Odpowiedź nr 2:

Odpowiedź jak na pytanie nr 1.

Pytanie nr 3:

Jeżeli Zamawiający przewiduje konieczność nadawania przesyłek wymagających pośrednictwa operatora wyznaczonego, to czy Zamawiający może wskazać szacunkowe wolumeny wszystkich przesyłek, które mają być nadawane w ten sposób? Wykonawca zwraca uwagę, że nadawanie przesyłek w takich trybach jak art. 57 § 5 pkt. 2 KPA, art. 12 § 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej lub ew. innych analogicznych przepisów, np. art. 165 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego (w brzmieniu przewidzianym nowelizacjami dokonanymi przez nowe Prawo pocztowe, wymaga pośrednictwa operatora wyznaczonego, którym obecnie jest Poczta Polska. W związku z tym pozostali wykonawcy muszą dysponować wiedzą odnośnie ilości tego typu przesyłek będących przedmiotem zamówienia, by uwzględnić koszt nadania takich przesyłek za pośrednictwem Poczty Polskiej i tym samym dobrze przygotować swoją ofertę, bowiem zgodnie z art. 29 par. 1 Prawa Zamówień Publicznych, Zamawiający zobligowany jest z mocy prawa do jednoznacznego i wyczerpującego opisu przedmiotu zamówienia, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty przez wykonawców. Tym samym, brak zapisu o szacunkowym wolumenie przesyłek nadawanych w trybach z art. 57 KPA, art. 12 Ordynacji Podatkowej oraz 165 KPC znacząco wpływa na treść ofert innych wykonawców, co stanowi naruszenie art. 29 par. 2 Prawa Zamówień Publicznych, zgodnie z którym przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję.

Wykonawca, mając na względzie własne doświadczenie w realizowaniu usług pocztowych oraz wiedzę odnośnie zapotrzebowania innych zamawiających należących do sektora finansów publicznych, wskazuje, że szacunkowy wolumen przesyłek nadawanych w trybach art. 57 KPA, art. 12 Ordynacji Podatkowej, oraz art. 165 KPC jest bardzo niski i oscyluje w przedziale kilku procent w stosunku do całości przedmiotu zamówienia. Wartości te są tak marginalne, ponieważ powyższe tryby trzeba zastosować tylko w sytuacji, w której to Zamawiający jest stroną postępowania toczącego się przed innym organem, nie zaś wtedy, kiedy to Zamawiający prowadzi dane postępowanie – wtedy bowiem stosuje on tryby z art. 39 KPA lub art 144 Ordynacji Podatkowej.

Odpowiedź nr 3:

Zamawiający nie przewiduje w ramach zamówienia doręczania przesyłek wymagających pośrednictwa operatora wyznaczonego.

Pytanie nr 4:

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość by na kopercie oprócz danych wskazanych przez Zamawiającego znajdowały się informacje o opłacie za usługę pocztową związane ze świadczeniem części zamówienia przez podwykonawców, ewentualnie inne informacje związane z obiegiem przesyłek pocztowych? Wykonawca jednocześnie zaznacza, że informacje te nie będą zakrywać nadruku adresu firmowego Zamawiającego oraz nie będą naruszać innych wymagań wskazanych w SIWZ.

Odpowiedź nr 4:

Zamawiający dopuszcza, by na kopercie oprócz danych wskazanych przez Zamawiającego znajdowały się informacje o opłacie za usługę pocztową związane ze świadczeniem części zamówienia przez podwykonawców, ewentualnie inne informacje związane z obiegiem przesyłek pocztowych i paczek pocztowych. Zamawiający nie dopuszcza umieszczania przez Wykonawcę na przesyłkach adresów lub/i nazw niezwiązanych z adresem adresata oraz reklam.

Pytanie nr 5:

Zamawiający wskazuje określając warunki płatności, iż termin płatności faktur wynosić będzie 30 dni od daty otrzymania stosownej faktury VAT.

Czy Zamawiający wyraża zgodę na zmianę terminu płatności na 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury? Zmiana ułatwi Wykonawcy dokonywanie rozliczeń, pozostawiając Zamawiającemu odpowiedni czas na dokonanie płatności.

Odpowiedź nr 5:

Zamawiający nie wyraża zgody na zaproponowaną zmianę.

Jednocześnie zgodnie z art. 38 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych zmienia się treść Specyfikacji istotnych warunków zamówienia w następujący sposób:

a) z projektu umowy wykreśla się § 9 ust. 1 pkt 2 ppkt j),

b) ppkt k) w § 9 ust. 1 pkt 2 projektu umowy zmienia się na ppkt j).